Başlangıç & Hazırlık
Kendi e-posta adresinizi kullanarak programa dahil olacak kişilere ön bilgi verin.
Örnek :
Değerli Mentorumuz,
Mentorluk programımızı mentorluk platformumuz ile takip edeceğiz.
Platforma erişmeniz için size kullanıcı davetiyesi göndereceğiz.
Lütfen gelen davetiyemizi kabul edip şifrenizi belirleyin.
Program sayfanızın logo ve açıklama alanlarını düzenleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin ve program bilgilerinizi ekleyin.
Size ulaşmaları için bir e-posta adresi ekleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında ve sayfanın alt bölümüne geçip ekleyin.
Kullanıcılara platformdan duyuru, toplantı bildirimi, mesajlar... için epostalar gitmektedir.
Eğer bir e-posta adresi eklerseniz kullanıcı bu e-postayı cevaplarsa sizin belirlediğiniz e-posta adresine cevap yazmış olacak.
Mentor ve mentilerin platforma ilk geldiklerinde göreceği içerikleri (Hoşgeldin Ekranı) belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
"Program Sözleşmesi" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
Mentor ve mentilere farklı hoşgeldin içerikleri gösterebilirsiniz.
Mentor, menti ve grup profillerinde görünecek alanları belirleyin. (Ek bilgiler)
Sol menüden Mentorlar sayfasına geçin.
Sağ üst bölümdeki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile mentor, menti ve grup profillerine istediğiniz kadar ek bilgi (özel alan) ekleyebilirsiniz.
Mentor ve mentilere farklı ek bilgiler ekleyebilirsiniz.
❇️ SEANSLAR sayfası ile programınızı yapılandırın! (Toplantı başlıkları)
Bu model yapılandırılmış bir program olduğu için katılımcılar sizin eklediğiniz toplantı başlıklarına göre görüşmelerini planlayacaklar.
Seanslar sayfası ile programa ön tanımlı toplantı başlıkları, sorular ve açıklamalar ekleyebilirsiniz.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Seanslar" bölümünü inceleyin.
Mentor ve mentileri programa ekleyin.
Sol menü "Mentorlar" ve "Mentiler" sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
ÖNEMLİ NOT : Bu gruplu bir model olduğu için programa eklediğiniz mentiler önce gruplarını oluşturacaklar ve bir grup üyesi olunca mentorlarla toplantı düzenleyebilecekler.
Eğer isterseniz grupları siz oluşturup mentileri gruplara ekleyebilirsiniz.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Kullanıcılar & Giriş" bölümünü inceleyin.
8 ) Mentor ve grupları eşleştirin
Detaylı yardım için aşağıdaki "Eşleştirme" bölümünü inceleyin.
Ana Sayfa :
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Hareketler :
Mentor ve girişimlerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar :
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Mentorlar :
Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Mentiler :
Menti eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Gruplar :
Grupları eklemek, gruplar içine menti eklemek, gruplara ek bilgi eklemek için.
Seanslar :
Program yapılandırmasındaki toplantı başlıklarını (seansları) eklemek ve düzenlemek için.
İçerikler
Duyurular ile hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular mentor ve girişimcilerin anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Bağlantılar ile platform anasayfasına butonlar ekleyip kullanıcıları istediğiniz bir harici sayfaya, siteye yönlendirebilirsiniz.
Raporlar :
Girişimler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar :
Girişim ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları :
Program adı, logosu, kapak resmi veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
Grup mentorluk programının temel amacı bir mentor eşleştiği kişilerle her zaman aynı anda ve grup halinde görüşmek istiyorsa ve yönetim olarak siz takibi grup bazında yapacaksanız gruplu mentorluk modeli ideal seçimdir.
Yani bu modelde birebir görüşme yoktur. Her zaman mentor ile grup arasında görüşme olur ve gruplar mentilerden oluşur.
Grup üyeleri de mentor ile görüşme planladıklarında aslında bu görüşmeyi grupları adına planlamış olurlar.
Yani bir grup üyesi (menti) toplantı planladığında grubun diğer üyeleri de o toplantıya katılabilir ve toplantı daveti grubun diğer üyelerine de gönderilir. Toplantıyı kendisi için planlamaz.
Toplantı sayfasında toplantı notu eklendiğinde grubun diğer üyeleri de bu notu görür ve gruptaki herkes eşittir.
Bu program GRUPLAR İÇİN eşleşmeli ve yapılandırılmış program temasına göre oluşturulmuştur.
Gruplar mentilerden oluşur ve bir menti sadece bir grupta olabilir.
Mentiler platforma ilk girdiklerinde kendi gruplarına oluştururlar ve grubu oluşturan diğer grup üyelerini gruba ekler. Bu nedenle her gruptan sadece kişinin grubu oluşturması önemlidir.
Bu uyarı grup sayfasında yapılmaktadır. Bir mentinin gruba üye ekleyebilmesi için sizin o üyeyi platforma menti olarak tanımlamanız gerekmektedir.
Sadece eşleşen mentor ve grupların birbirini görebildiği bir süreç olacaktır.
Toplantı oluştururken bir seans (toplantı başlığı) seçmeleri gerekir.
Siz kaç seans (görüşme başlığı) eklerseniz o sayıda toplantı düzenleyebilirler.
Tüm mentor-menti çiftlerine aynı seans başlıkları görünür.
Görüşmeleri mentorlar direkt oluşturabilir.
(Eğer isterseniz mentiler de grupları adına oluşturabilir.)
Veya mentorlar müsait olduğu saatleri tanımlar ve mentiler boş saat aralıklarından seçim yapar.
Görüşmeler yüz yüze veya online olarak gerçekleşebilir.
Mentorlar ve mentiler, görüşmeler sonrasında veya öncesinde sizin belirlediğiniz soruları, içerikleri görürler.
Raporlar İle
Mentorları ve mentileri planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.
En aktif mentor, en aktif bölüm, iptal sayıları... vb ihtiyacınız olan tüm analizler raporlarda.
Hareketler İle
Mentor ve mentilerin canlı hareketlerini takip edin.
Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...
Seanslar İle
Mentor ve mentilerin oluşturdukları toplantıları Seanslar > Planlanan görüşmeler bölümünden takip edebilirsiniz.
Seans formları bölümünden mentor ve mentilerin sizin sorularınıza verdiği cevapları takip edebilirsiniz.
Seanslar İle
Mentor ve mentilerin oluşturdukları toplantıları Seanslar > Planlanan görüşmeler bölümünden takip edebilirsiniz.
Seans formları bölümünden mentor ve mentilerin sizin sorularınıza verdiği cevapları takip edebilirsiniz.
Mentorlar veya Mentiler Sayfasında
Kullanıcıları son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.
Böylece en aktif mentor ve mentileri görebilirsiniz.
Mentorlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve mentilerin platform aşağıdaki hareketlerini listeleyebilir.
Yöneticiler sadece mentor-menti arasındaki direkt mesajları göremez. Diğer tüm hareketleri görür.
Mentor ve mentilerin planladığı toplantılar
Profil sayfa detayları
Toplantı notları
( Açık veya gizli)
Tüm formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler mentor ve mentiler için aşağıdaki işlemleri yapabilir.
Davetiyesini kabul etmiş mentorların adı, profil fotoğrafı gibi alanları sadece mentorlar tarafından güncellenebilir.
Davetiyesini kabul etmemiş mentorların profil resimlerini değiştirmek
Mentorlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
Mentorlar ve mentiler adına toplantı oluşturmak, iptal etmek
Mentor ve mentilerin ek bilgilerini değiştirmek
Mentileri pasif konuma getirme veya aktifleştirmek
Mentor eşleşmelerini yapmak, sonlandırmak, değiştirmek
Sizin için. en uygun modeli seçelim.
Hemen bize ulaşın
Kullanıcılar & Giriş
Mentor ve mentilere özel hazırladığımız kılavuzları duyuru olarak ekleyebilir veya e-posta olarak gönderebilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
ÖNEMLİ NOT : Mentileri eklemeden önce menti profillerinde görünecek ek bilgileri belirleyin.
Sol menüden "Mentorlar" veya "Mentiler" bölümüne geçin.
"Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde.
"Menti Ekle" butonu mentiler sayfasının sol üst bölümünde.
Tek tek eklemek için "Tek kullanıcı Ekle" seçeneğine tıklayın.
Ad, Soyad, E-posta ile kullanıcı ekleyin.
Toplu yükleme yapmak için "Excel dosyası ile içeri aktar" seçeneğini kullanın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurup geri yükleyin.
Excel dosyasındaki başlıkları değiştirmeyin.
Ad, Soyad ve Eposta yükleme yapmak için gerekli olan minimum bilgidir.
Bu bilgilerden daha fazla bilgi ile yükleme yapacaksanız önce sağ üstteki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile istediğiniz bilgileri ekleyin.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
ÖNEMLİ NOT : Mentileri eklemeden önce menti profillerinde görünecek ek bilgileri belirleyin.
Sol menüden Gruplar sayfasına geçin > Sol üst "Grup Oluştur" butonu ile grubu oluşturun.
Gruba üye eklemek için Grup adına tıklayın > Açılan sayfada "Üye Ekle" butonuna tıklayın > Üyeyi aratın, seçin ve ekleyin.
Üye bu programda mentileri kast etmektedir. Bu nedenle önce mentiler sayfasından mentileri eklemelisiniz.
Mentiler platforma ilk girdiklerinde hoşgeldin adımlarında grup oluşturma sayfasını görecekler.
Eğer grupları onların oluşturmasını istemiyorsanız grup oluşturma adımını hoşgeldin adımlarından kaldırabilirsiniz.
Bunu sol menü > Program ayarları > Yeni kullanıcı karşılama sekmesinde "Mentiler için karşılama adımları" bölümden yapabilirsiniz
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Program Ayarları" ve "Ekranlar" bölümüne geçin.
"Mentor başvuru sayfası" bölümündeki "Düzenle" butonuna tıklayın.
"Description" alanına başvuru başlığı ve açıklamalarını girin.
Sağ bölümdeki önizleme alanından sayfanın nasıl görüneceğini kontrol edin.
Save Changes butonu ile kaydetmeyi unutmayın.
"Fields" alanına geçip başvuru sorularını işaretleyin.
Başvuru soruları ek bilgilerden gelmektedir. Bu ek bilgiler mentorlar sayfasında yönetilmektedir.
Başvuruları sol üst bölümden açıp kapatabilirsiniz.
Başvuru linkini "on this URL" yazısına tıklayıp görebilirsiniz.
Sol menüden "Başvurular" sayfasına geçip gelen başvuruları görebilirsiniz.
Accept&Invite butonu ile başvuruyu kabul edebilirsiniz.
En soldaki genişletme ikonu ile başvuru yapan kişiyi detaylı inceleyebilirsiniz.
Başvuruyu kabul ederseniz başvuran mentora kullanıcı davetiyesi gönderilir ve o kişi mentorlar sayfasına eklenmiş olur.
Google Forms veya diğer yöntemler ile topladığınız başvuruları Excel dosyası ile Mentorlar veya Mentiler sayfasından ekleyebilirsiniz.
Başvurularınızın programa uyumlu olması için mentorlara eklediğiniz ek bilgilerin aynısını Google veya kullandığınız formda kullanın.
Örnek :
Hobileriniz şeklinde şeçmeli bir bölüm olacaksa aynı şeçenekleri Google Forms'ta veya kullandığınız form sisteminde ekleyin.
Sol Menü >
Program Ayarları >
Yöneticiler sekmesine geçin.
İstediğiniz kişiyi ad, soyad ve e-posta bilgisi ile ekleyin.
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri mentorlar veya mentiler sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Sisteme eklenen veya başvurusu kabul edilen mentor ve mentiler programdan bir e-posta alır.
Gönderen :
Program Adınız
program-adi@mentornity.com
E-posta konusu :
Program Adınız Kullanıcı Davetiyesi
- Mentorlar veya Mentiler sayfasına geçin.
- Sağ-üst menüden Alanları Gizle butonuna tıklayın
- Davetiye Linki sütununu görünür hale getirin.
- Sol bölümde tüm kullanıcıların davetiye linki sütununa ulaşacaksınız.
- Davetiye Linkini göster bağlantısına tıklayın
- Davetiye linkini kopyalayın ve istediğiniz kanal ile gönderin.
- Veya zarf ikonu ile direkt kendi e-posta adresinizden gönderin.
Yapılandırma (Toplantı Başlıkları)
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Tüm ayarlar ve içerik yönetimi için sol menüden "Seanslar" bölümüne geçin.
Seanslar sayfasının alt bölümündeki "Seans Ekle" butonu ile seans ekleyin.
Seans için başlık belirleyin.
Ya da "1. Görüşme" gibi genel bir başlık belirleyebilirsiniz.
Eğer bu seansın kesin bir zaman aralığında yapılmasını istiyorsanız ilk ve son tarih ekleyip kısıtlama yapabilirsiniz.
Bu alanlara tarih girmeden kaydetmenizi öneririz.
Seans içeriklerini ( Toplantı Başlığı, Toplantı Öncesi/Sonrası Soruları) mentor ve mentiye farklı görünecek şekilde belirleyebilirsiniz.
Mentorlar İçin Bilgiler - Mentiler İçin Bilgiler menüsünden istediğinize geçiş yapın.
Toplantı sayfasında görünecek soruları "Alan Ekle" butonu ile ekleyin.
Mentora ve mentiye ve toplantı öncesi ve toplantı sonrasına farklı sorular belirleyebilirsiniz.
Seans içeriklerini ( Toplantı Başlığı, Toplantı Öncesi/Sonrası Soruları) mentor ve mentiye farklı görünecek şekilde belirleyebilirsiniz.
Mentorlar İçin Bilgiler - Mentiler İçin Bilgiler menüsünden istediğinize geçiş yapın.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Seans başlığı, toplantı açıklaması ve sorular eklediğinizde toplantı sayfası bu şekilde görünecek.
Her seansa farklı içerikler belirleyebilirsiniz.
Programdaki herkese aynı toplantı başlıkları görünür.
- Ekran görüntüsü örnek bir toplantı sayfasından alınmıştır.
- Mentor ve mentiye farklı açıklama ve soru gösterebilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Eğer özellikle işaretlemezseniz mentorlar ve mentiler birbirinin sorularını göremez.
İsterseniz seçtiğiniz bir seansın mentor veya menti bölümündeki toplantı öncesi veya sonrası sorularına verilen cevabın toplantıya katılan mentor ve mentiye görünür olmasını sağlayabilirsiniz.
Örnek : 3.Seansın Toplantı Sonrası Sorususuna Mentinin Verdiği Cevabı Mentoru Görsün.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Seans kutularının altlarındaki kalem ikonu ile seans bilgileri düzenlenir.
Ok ikonları ile seansın sırası değiştirilir.
Seans akışını programda herhangi bir zaman değiştirebilirsiniz.
Eşleştirme
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
(+) Butonu ile istediğiniz mentora grup ekleyin.
Grup adını aratıp seçim yapın.
- Mentor bazlı göster modunda iken mentor ile grup eşleştirilir.
- Grup bazlı göster modunda iken grup ile mentor eşleştirilir.
Bu program gruplu bir program olduğu için excel ile eşleştirme çalışmamaktadır. Eşleştirme mentor ve gruplar arasında yapılacaktır. Bu detaylar birebir mentorluk programları içindir.
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
Sağ üstteki Excel dosyası yükle butonuna tıklayın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurun.
En üst satırdaki başlıkları değiştirmeyin ve silmeyin.
- Excel'de her satırda solda mentorun e-posta adresi, sağda mentinin e-posta adresi olmalıdır.
- Her satırda 1 mentor 1 menti şeklinde veya aynı mentorun birden fazla mentisi varsa mentilerinin e-posta yanyana olacak şekilde yazabilirsiniz.
- Ya da birden fazla mentisi olan mentoru tekrar bir alt satırda diğer menti e-postası ile birlikte yazabilirsiniz.
Bu program gruplu bir program olduğu için otomatik eşleştirme çalışmamaktadır. Eşleştirme mentor ve gruplar için yapılacağı için mentiler tek tek mentorlar ile eşleştirilmez.
Otomatik eşleştirme mentor ve menti ek bilgilerini kullanır.
Otomatik eşleştirme yapmak için ek bilgilerin tanımlı ve dolu olması gerekir.
matching.mentornity.com sayfasına geçin.
- Yönetim panelinde kullandığınız şifre ve eposta adresi ile giriş yapın.
- Eşleştirme yapacağınız programı seçin.
"Add New Rule" butonu ile kural ekleyin.
Birden fazla kural ekleyebilirsiniz .
Aynı olsun (same as) kuralında mentor ve mentideki bilginin tamamen aynı olması gerekir.
Örnek :
- "Muhasebe" ile "Muhasebe" aynıdır.
- "Muhasebe" ile "Muhasebe Uzmanı" aynı değildir.
Bu nedenle kelimelerde farklılık olmaması için kelime eşleştirmesi yapacağınız ek bilginin yazı alanı yerine çoklu seçim veya tekli seçim olması önerilir.
Böylece kullanıcıya mesleğiniz şeklinde bir soru sorarsanız "İnş.Müh", "İnşaat Müh.", "İnşaat Mühendisi" gibi anlam olarak aynı ama kelime olarak farklı yanıtlar almazsınız.
"Run the SuperMatching Engine Now!" butonu ile eşleştirme motorunu çalıştırın.
Arkaplanı koyu renkli isimler yeni eşleşen mentilerdir.
"Create All Pairs" butonuna tıklayana kadar eşletirme işlemi yapılmaz.
Böylece eşleşme sonuçlarına müdahale edebilirsiniz.
Bir mentiyi bir mentordan alıp başka bir mentorla eşleştirebilirsiniz.
Sağdaki "Eşleşmesi olmayan kullanıcılar" (Users without pairs) bölümünde olan bir mentiye tıklarsanız solda o mentiye uygun mentiler eşleşme skorlarına göre listelenir.
Bir mentorun yeşil bar alanına tıklarsanız mentiyi eşleştirir
"Create All Pairs" butonuna tıklarsanız eşleşmeler yapılır ve eşleşen mentor ve mentiler birbirini görmeye başlar.
Eğer yönetim panelindeki eşleşmeler sayfasında "Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise kullanıcılara eşleşme bildirimi gönderilir.
"Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise mentora ve mentiye "Yeni Eşleşme" konulu bir e-posta gider.
