Hoşgeldiniz!
Bu Kılavuz Eşleşmeli & Yapılandırılmış Koçluk Şablonuna Göre Oluşturulmuştur.
Başlangıç & Hazırlık
1 ) Kendi e-posta adresinizi kullanarak programa dahil olacak kişilere ön bilgi verin.
Örnek :
Değerli Koçumuz
Koçluk programımızı Mentornity sistemi ile takip edeceğiz.
Platforma erişmeniz için size kullanıcı davetiyesi göndereceğiz.
Lütfen gelen davetiyemizi kabul edip şifrenizi belirleyin.
2 ) Program sayfanızın logo, kapak resmi, açıklama alanlarını düzenleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin ve program bilgilerinizi ekleyin.
3 ) Programa özel bir yanıtlama adresi belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında ve sayfanın alt bölümüne geçin
Bildirim, duyuru, mesajı, toplantı ...vb e-postaları kullanıcılar yanıtlarsa sizin belirleyeceğiniz bir adres görünecek.
Eğer bir yanıtlama adresi eklemezseniz kullanıcılar sistemden gönderilen bir bildirimi yanıtlarsa e-posta info@mentornity.com adresine ulaşır. Size ulaşmaz.
4 ) Koç ve danışanların platforma ilk geldiklerinde göreceği içerikleri (Hoşgeldin Ekranı) belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
"Program Sözleşmesi" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
Koç ve danışanlara farklı hoşgeldin içerikleri gösterebilirsiniz.
5 ) Koç ve danışan profillerine ek bilgiler tanımlayın
Sol menüden Koçlar sayfasına geçin.
Sağ üst bölümdeki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile koç ve danışan profillerine istediğiniz kadar ek bilgi (özel alan) ekleyebilirsiniz.
Koç ve danışanlara farklı ek bilgiler ekleyebilirsiniz.
6 ) SEANSLAR (Toplantı başlıkları) sayfası ile programınızı yapılandırın
Seanslar sayfası ile programa ön tanımlı toplantı başlıkları, sorular ve açıklamalar ekleyebilirsiniz.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Seanslar" bölümünü inceleyin.
7 ) Koç ve danışanları programa ekleyin
Mentorlar ve mentiler sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Kullanıcılar & Giriş" bölümünü inceleyin.
8 ) Koç ve danışanları eşleştirin
Detaylı yardım için aşağıdaki "Eşleştirme" bölümünü inceleyin.
Ana Sayfa :
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Hareketler :
Mentor ve girişimlerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar :
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Koçlar :
Koç eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Danışan :
Danışan eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Seanslar :
Program yapılandırmasındaki toplantı başlıklarını (seansları) eklemek ve düzenlemek için.
Duyurular :
Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular koç ve danışan anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Raporlar :
Koç ve danışan görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar :
Koç ve danışan doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları :
Program adı, logosu, kapak resmi veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
Bu program birebir, eşleşmeli ve yapılandırılmış koçluk program temasına göre oluşturulmuştur.
Sadece eşleşen koç ve danışanlar birbirini görebildiği bir süreç olacaktır.
Toplantı oluştururken bir seans (toplantı başlığı) seçmeleri gerekir.
Siz kaç seans (toplantı başlığı) eklerseniz o sayıda toplantı düzenleyebilirler.
Tüm koç-danışan çiftlerine aynı seans başlıkları görünür.
Görüşmeleri koçlar direkt oluşturur. (Eğer isterseniz danışanlar da oluşturabilir.)
Veya koçlar müsait olduğu saatleri tanımlar ve danışanlar boş saat aralıklarından seçim yapar.
Görüşmeler yüz yüze veya online olarak gerçekleşir.
Görüşmeler sonrasında veya öncesinde sizin belirlediğiniz soruları, içerikleri görürler.
Raporlar İle
Koç ve danışanları planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.
En aktif koç, en aktif bölüm, iptal sayıları... vb ihtiyacınız olan tüm analizler raporlarda.
Hareketler İle
Koç ve danışanların canlı hareketlerini takip edin.
Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...
Seanslar İle
Koç ve danışanların oluşturdukları toplantıları Seanslar > Planlanan görüşmeler bölümünden takip edebilirsiniz.
Seans formları bölümünden koç ve danışanlar sizin sorularınıza verdiği cevapları takip edebilirsiniz.
Koçlar veya Danışanlar Sayfasında
Kullanıcıları son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.
Böylece en aktif koç ve danışanları görebilirsiniz.
Koçlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, koç ve danışanların aşağıdaki hareketlerini listeleyebilir.
Yöneticiler sadece koç-danışan arasındaki direkt mesajları göremez. Diğer tüm hareketleri görür.
Koç ve danışanların planladığı toplantılar
Profil sayfa detayları
Toplantı notları
( Açık veya gizli)
Tüm formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler koç ve danışanlar için aşağıdaki işlemleri yapabilir.
Davetiyesini kabul etmiş koçların adı, profil fotoğrafı gibi alanları sadece mentorlar tarafından güncellenebilir.
Davetiyesini kabul etmemiş koçların profil resimlerini değiştirmek
Koçlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
Koçlar ve danışanlar adına toplantı oluşturmak, iptal etmek
Koçlar ve danışanların ek bilgilerini değiştirmek
Koçları pasif konuma getirme veya aktifleştirmek
Koç eşleşmelerini yapmak, sonlandırmak, değiştirmek
Yeni programın adını ve temasını (Menti Tipi, Model ve Eşleşme Metodu) e-posta ile paylaşırsanız hemen oluşturabiliriz.
Aşağıdaki seçeneklerden programınıza en uygun yapıyı seçebilir misiniz?
3 bilgiye ihtiyacımız var.
Aşağıdaki gibi cevaplayabilirsiniz :
- A=1
- B=1
- C=1
Veya aşağıdaki gibi açık şekilde yazabilirsiniz :
- Menti Tipi : Birebir
- Model : Yapılandırılmış
- Eşleşme Metodu : Yöneticiler eşleştirmeleri yapar
A : MENTİ TİPİ
1 - Birebir
Mentorlar ve mentiler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla menti eşleştirilebilir.
Menti ve menti adıyla takip edilir.
Görüşmeler birebir yapılır.
2 - Grup Mentorluk
Mentorlar ve gruplar/girişimler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla grup/girişim eşleştirilebilir.Görüşmeler grup görüşmesi olarak yapılır.Mentor ve grup adıyla takip edilir.
B : MODEL
1 - Yapılandırılmış
- Program yönetimi sisteme belirli toplantı başlıkları (seanslar) tanımlar.
- Görüşme sayısı toplantı başlıkları ile sınırlandırılabilir.
- 💡 Örnek : 5 seans eklenmişse 5 toplantı oluşturabilir.
- Mentor ve mentiler toplantı başlıklarına göre görüşme planlar.
- Her toplantı başlığına ayrı sorular/formlar/içerikler belirlemek mümkündür.
- Sadece MENTOR-MENTİ şeklinde eşleşme mümkündür.
2) Serbest
- Yapılandırmasız, toplantı başlığı, sınırı olmayan programlar
- Mentor ve mentiler istediği kadar görüşme planlar.
- Toplantı başlıkları yoktur.
- Sadece tüm toplantıların sonuna aynı geri bildirim soruları eklenebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
3) Havuz
- Eşleşme veya mentor seçme yoktur.
- Menti program süresince farklı mentorlar ile görüşebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
C : EŞLEŞTİRME METODU
Model olarak havuz seçtiyseniz eşleşme metodu belirtmenize gerek yoktur.
1 - Yöneticiler eşleştirmeleri yapar.
- Mentiler, mentor seçemez.
- Elle veya otomatik eşleştirme mümkündür.
- Programa özel algoritma tasarlanabilir.
- Video https://www.youtube.com/watch?v=S68vvLtE6gQ
- Eşleşme listenizi yükleyebilirsiniz.
2 - Mentiler mentorlara eşleşme isteği gönderir ( veya direkt seçer)
Mentiler, mentorlara istek gönderir ve mentorlar kabul eder.
Ya da menti direkt mentorunu seçer ve bir kabul süreci olmaz.
Bazı mentorları, bazı mentilere filtrelemek mümkündür.
( Mesela mentorun yaşı mentiden büyük olsun.)
Eşleşmelere yönetici olarak müdahale edebilirsiniz.
Grup mentorluk için uygun değildir.
Kullanıcılar & Giriş
Koç ve danışanlara özel hazırladığımız kılavuzları duyuru olarak ekleyebilir veya e-posta olarak gönderebilirsiniz.
KOÇ KILAVUZU :
https://bit.ly/koc-icin-eslesmeli-yapilandirilmis
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Koçlar" veya "Danışanlar" bölümüne geçin.
"Koç Ekle" butonu koçlar sayfasının sol üst bölümünde.
"Danışan Ekle" butonu danışanlar sayfasının sol üst bölümünde.
Tek tek eklemek için "Tek kullanıcı Ekle" seçeneğine tıklayın.
Ad, Soyad, E-posta ile kullanıcı ekleyin.
Toplu yükleme yapmak için "Excel dosyası ile içeri aktar" seçeneğini kullanın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurup geri yükleyin.
Excel dosyasındaki başlıkları değiştirmeyin.
Ad, Soyad ve Eposta yükleme yapmak için gerekli olan minimum bilgidir.
Bu bilgilerden daha fazla bilgi ile yükleme yapacaksanız önce sağ üstteki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile istediğiniz bilgileri ekleyin.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Program Ayarları" ve "Ekranlar" bölümüne geçin.
"Koç başvuru sayfası" bölümündeki "Düzenle" butonuna tıklayın.
"Description" alanına başvuru başlığı ve açıklamalarını girin.
Sağ bölümdeki önizleme alanından sayfanın nasıl görüneceğini kontrol edin.
Save Changes butonu ile kaydetmeyi unutmayın.
Başvuruları sol üst bölümden açıp kapatabilirsiniz.
Başvuru linkini "on this URL" yazısına tıklayıp görebilirsiniz.
Sol menüden "Başvurular" sayfasına geçip gelen başvuruları görebilirsiniz.
Accept&Invite butonu ile başvuruyu kabul edebilirsiniz.
En soldaki genişletme ikonu ile başvuru yapan kişiyi detaylı inceleyebilirsiniz.
Başvuruyu kabul ederseniz başvuran koça kullanıcı davetiyesi gönderilir ve o kişi koçlar sayfasına eklenmiş olur.
Google Forms veya diğer yöntemler ile topladığınız başvuruları Excel dosyası ile Koçlar veya Danışanlar sayfasından ekleyebilirsiniz.
Başvurularınızın programa uyumlu olması için mentorlara eklediğiniz ek bilgilerin aynısını Google veya kullandığınız formda kullanın.
Örnek :
Hobileriniz şeklinde şeçmeli bir bölüm olacaksa aynı şeçenekleri Google Forms'ta veya kullandığınız form sisteminde ekleyin.
Sol Menü >
Program Ayarları >
Yöneticiler sekmesine geçin.
İstediğiniz kişiyi ad, soyad ve e-posta bilgisi ile ekleyin.
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri koçlar veya danışanlar sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Koçlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Sisteme eklenen veya başvurusu kabul edilen koç ve danışanlar programdan bir e-posta alır.
Gönderen :
Program Adınız
program-adi@mentornity.com
E-posta konusu :
Program Adınız Kullanıcı Davetiyesi
- Koç veya Danışanlar sayfasına geçin.
- Sağ-üst menüden Alanları Gizle butonuna tıklayın
- Davetiye Linki sütununu görünür hale getirin.
- Sol bölümde tüm kullanıcıların davetiye linki sütununa ulaşacaksınız.
- Davetiye Linkini göster bağlantısına tıklayın
- Davetiye linkini kopyalayın ve istediğiniz kanal ile gönderin.
- Veya zarf ikonu ile direkt kendi e-posta adresinizden gönderin.
Yapılandırma
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Tüm ayarlar ve içerik yönetimi için sol menüden "Seanslar" bölümüne geçin.
Seanslar sayfasının alt bölümündeki "Seans Ekle" butonu ile seans ekleyin.
Seans için başlık belirleyin.
Ya da "1. Görüşme" gibi genel bir başlık belirleyebilirsiniz.
Eğer bu seansın kesin bir zaman aralığında yapılmasını istiyorsanız ilk ve son tarih ekleyip kısıtlama yapabilirsiniz.
Bu alanlara tarih girmeden kaydetmenizi öneririz.
Seans içeriklerini ( Toplantı Başlığı, Toplantı Öncesi/Sonrası Soruları) koç ve danışana farklı görünecek şekilde belirleyebilirsiniz.
Koçlar İçin Bilgiler - Danışanlar İçin Bilgiler menüsünden istediğinize geçiş yapın.
Toplantı sayfasında görünecek soruları "Alan Ekle" butonu ile ekleyin.
Koça ve danışana ve toplantı öncesi ve toplantı sonrasına farklı sorular belirleyebilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Seans başlığı, toplantı açıklaması ve sorular eklediğinizde toplantı sayfası bu şekilde görünecek.
Her seansa farklı içerikler belirleyebilirsiniz.
Programdaki herkese aynı toplantı başlıkları görünür.
- Ekran görüntüsü örnek bir toplantı sayfasından alınmıştır.
- Koç ve danışana farklı açıklama ve soru gösterebilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Eğer özellikle işaretlemezseniz mentorlar ve mentiler birbirinin sorularını göremez.
İsterseniz seçtiğiniz bir seansın koç ve danışan bölümündeki toplantı öncesi veya sonrası sorularına verilen cevabın toplantıya katılan koç veya danışana görünür olmasını sağlayabilirsiniz.
Örnek : 3.Seansın Toplantı Sonrası Sorususuna Danışanın Verdiği Cevabı Koçu Görsün.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Seans kutularının altlarındaki kalem ikonu ile seans bilgileri düzenlenir.
Ok ikonları ile seansın sırası değiştirilir.
Seans akışını programda herhangi bir zaman değiştirebilirsiniz.
Eşleştirme
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
(+) Butonu ile istediğiniz koça danışan ekleyin.
Danışan adını aratıp seçim yapın.
- Koç bazlı göster modunda iken mentorlara menti eklenir.
- Danışan bazlı göster modunda iken mentilere mentor eklenir:
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
Sağ üstteki Excel dosyası yükle butonuna tıklayın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurun.
En üst satırdaki başlıkları değiştirmeyin ve silmeyin.
- Excel'de her satırda solda mentorun e-posta adresi, sağda mentinin e-posta adresi olmalıdır.
- Her satırda 1 koç 1 danışan şeklinde veya aynı koçun birden fazla danışanı varsa danışan e-posta yanyana olacak şekilde yazabilirsiniz.
- Ya da birden fazla danışanı olan koçu tekrar bir alt satırda diğer danışa e-postası ile birlikte yazabilirsiniz.
Otomatik eşleştirme ko. v danışan ek bilgilerini kullanır.
Otomatik eşleştirme yapmak için ek bilgilerin tanımlı ve dolu olması gerekir.
matching.mentornity.com sayfasına geçin.
- Yönetim panelinde kullandığınız şifre ve eposta adresi ile giriş yapın.
- Eşleştirme yapacağınız programı seçin.
"Add New Rule" butonu ile kural ekleyin.
Birden fazla kural ekleyebilirsiniz .
Aynı olsun (same as) kuralında koç ve danışandaki bilginin tamamen aynı olması gerekir.
Örnek :
- "Muhasebe" ile "Muhasebe" aynıdır.
- "Muhasebe" ile "Muhasebe Uzmanı" aynı değildir.
Bu nedenle kelimelerde farklılık olmaması için kelime eşleştirmesi yapacağınız ek bilginin yazı alanı yerine çoklu seçim veya tekli seçim olması önerilir.
Böylece kullanıcıya mesleğiniz şeklinde bir soru sorarsanız "İnş.Müh", "İnşaat Müh.", "İnşaat Mühendisi" gibi anlam olarak aynı ama kelime olarak farklı yanıtlar almazsınız.
"Run the SuperMatching Engine Now!" butonu ile eşleştirme motorunu çalıştırın.
Arkaplanı koyu renkli isimler yeni eşleşen mentilerdir.
"Create All Pairs" butonuna tıklayana kadar eşletirme işlemi yapılmaz.
Böylece eşleşme sonuçlarına müdahale edebilirsiniz.
Bir danışanı bir koçtan alıp başka bir koça eşleştirebilirsiniz.
Sağdaki "Eşleşmesi olmayan kullanıcılar" (Users without pairs) bölümünde olan bir danışana tıklarsanız solda o danışana uygun koç eşleşme skorlarına göre listelenir.
Bir mentorun yeşil bar alanına tıklarsanız mentiyi eşleştirir
"Create All Pairs" butonuna tıklarsanız eşleşmeler yapılır ve eşleşen koç ve danışanlar birbirini görmeye başlar.
Eğer yönetim panelindeki eşleşmeler sayfasında "Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise kullanıcılara eşleşme bildirimi gönderilir.
"Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise koç ve danışana "Yeni Eşleşme" konulu bir e-posta gider.
