Bu sekmede, tüm modellerde ortak olan özellikler ve başlangıç kılavuzları bulunuyor.
Modele özgü tarifler için diğer sekmelere geçin.
Yönetim paneli
- https://admin.mentornity.com ile giriş yapılır.
- Yöneticiler diğer yöneticileri ekler ve süreç başlar.
2) Mentorluk/Koçluk platformu
- https://mentornity.com/login sayfasından giriş yapılır.
- Veya "alt-alan-adınız.alan-adiniz.com/login" ile giriş yapılır.
(White Label programlar için)
- Yöneticiler kullanıcıları ekler ve kullanıcılar davetiye alır.
- Kullanıcıların başlamak için bir şey yapmasına gerek yoktur.
- Ya da başvuru sayfasından ad, soyad, e-posta ile başvuru toplanır.
( 1 ) Mentor ve mentileri sisteme eklemeden önce tüm ayarları ve içerikleri belirleyin. (Logo, Kapak resmi, Açıklamalar, Yeni Kullanıcı Karşılama Mesajları, Mentor/Menti Profil ek bilgileri ... vb)
( 2 ) Mentor ve mentilere Mentornity hakkında ön bilgi verin.
( 3 ) Kullanacak kişileri sisteme ekleyin. (İsterseniz davetiye göndermeden sisteme ekleyebilirsiniz.)
( 4 ) Eşleştirmeleri yapın veya mentor seçme ayarlarını/kurallarını belirleyin. (Havuz model ise seans ve eşleştirme yoktur)
( 5 ) Yapılandırılmış program ise seans içeriklerini belirleyin. Serbest model program ise geri bildirim soruları ekleyin.
( 6 ) Kullanıcı davetiyelerini gönderin. (!) Eğer ek bilgilerini kullanıcılar dolduracaksa, onları sisteme eklerken davetiye de gönderin. Bilgiler dolunca eşleştirme işlerini yapın.
(7) Etkinlik veya eğitim organize edip sistemi kullanacak kişilere sistem tanıtımı yapabilirsiniz. (!) Örnek : Webinarlar veya mentor/menti eğitimleri.
Ana Sayfa
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Hareketler
Mentor ve mentilerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Mentorlar
Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Mentiler
Menti eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Geri Bildirimler
Toplantı saatinden sonra mentor ve girişimlere görünecek soruları belirlemek ve cevapları görmek için.
( Havuz Modeli ve Serbest Modelde)
Duyurular
Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür.
Eklediğiniz duyurular mentor ve girişimcilerin anasayfalarında görünecek.
Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Raporlar
Girişimler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar
Girişim ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları
Program adı veya açıklamasını düzenleme,
Yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme,
Sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
- İlk e-postayı kendi e-posta sisteminizden iletin.
- Mentorluk programınızı Mentornity ile takip edeceğinizi ve platformdan bir davetiye alacaklarını belirtin.
- Sol menüden "Program ayarları" sayfasına geçin.
- Kurum bilgisi sekmesinden logo ve kapak resmi yükleyenbilirsiniz.
- Logo veya kapağa tıklayıp istediğiniz JPG veya PNG dosyasını yükleyin.
- Logo için 500x500px, Kapak görseli için 1500x500px ebatlar önerilir.
- Sayfanın en altındaki Kaydet tuşuna basmayı unutmayın.
- Yeni bir platform açıldığında sadece "Ad, Soyad ve E-posta" alanları olur.
- Daha fazla bilgi alanı isterseniz profillere tanımlayabilirsiniz.
(Örnek : Konum, Okul, Bölüm...)
- Mentorlar sayfasında tablonun sağ üst bölümünde "Ek Bilgileri düzenle" butonu ile düzenleyebilirsiniz.
- Menti ve mentorlara farklı ek bilgi tanımlanabilir.
- Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin.
- Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
- "Program Sözleşmesi" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
- Diğer bölümlere mentor ve girişimlerin ilk girişte ve adımları tamamlayınca göreceği mesajları yazın.
- Mentorları mentorlar sayfasından, mentileri mentiler sayfasından ekleyin.
- "Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde.
- Tüm mentorları veya mentileri Excel ile toplu olarak yükleyebilirsiniz.
- Excel sütun başlıklarında "Ad, Soyad ve E-posta" olmalıdır. (Tam olarak yanda yazılan gibi)
- Eğer ek bilgi tanımlamadıysanız yukarıdaki gibi Ad, Soyad, E-posta sütünları olan Excel dosyası yeterlidir.
- Mentor ve menti profillerine ek bilgi sütunları eklediyseniz, Excel dosyasında da aynı sütunları kullanın. Tamamen aynı karakterler olmalıdır.
- Örnek Excel dosyasını kullanacaksanız, en üst satırındaki başlıkları silmeyin.
Eğer "davetiye gönder" seçeneği işaretli ise mentor ve mentileri sisteme eklediğiniz anda davetiye gider. Sonradan davetiye göndermek isterseniz bu seçeneği kaldırmayı unutmayın.
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere sonradan/tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri mentorlar veya girişimciler sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Sisteme eklenen mentor ve girişimciler programdan bir e-posta alır.
Gönderen : Program Adınız ( program-adi@mentornity.com)
Konu : Program Adınız + Kullanıcı daveti
Giden E-posta Örneği :
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve mentilerin platform aşağıdaki hareketlerini görebilir :
- Mentor ve mentilerin planladığı toplantılar,
- Toplantı iptalleri ve iptal nedenleri,
- Profil sayfa detayları,
- Toplantı notları ( Açık veya gizli),
- Formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar.
Yöneticiler sadece mentor-menti arasındaki direkt mesajları göremez.
Diğer tüm hareketleri görür.
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve mentler için aşağıdaki işlemleri yapabilir :
- Davetiyesini kabul etmemiş mentorların profil resimlerini değiştirmek.
- Mentorlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
- Mentorlar ve mentiler adına toplantı oluşturmak, iptal etmek.
- Mentor ve mentilerin ek bilgilerini değiştirmek.
Davetiyesini kabul etmiş mentorların profil fotoğrafı gibi alanlarını mentorlar sadece tarafından güncellenebilir.
- Sol menüden kurum ayarları sayfasına ve ardından gizlilik sekmesine geçin.
- Sayfa görüntüleme izinlerini istediğiniz gibi değiştirin.
- Bu ayar mentiler diğer mentileri görebilir/göremez veya mentorlar diğer mentorları görebilir/göremez şeklindedir.
Sol menüden "Eşleştirmeler" sayfasına geçin.
( + ) butonları ile menti arayıp istediğiniz mentora ekleyebilirsiniz.
Listeyi aynı zamanda menti bazlı sıralayıp mentilere mentor ekleyebilirsiniz.
Mentorlara birden fazla menti, mentilere birden fazla mentor ekleyebilirsiniz.
Sol menüden "Eşleştirmeler" sayfasına geçin
- Sağ üstteki "Excel dosyası yükle" butonu ile toplu olarak eşleştirebilirsiniz.
- Önce örnek Excel dosyayı indirin.
- Excel dosyasında her satırda mentor e-posta adresi ve eşleşecek menti adreslerini yazın.
- En üst satırı silmeyin.
- Otomatik eşleştirme sistemi mentor/menti ek bilgilerini kullanır.
- Bu nedenle önce mentor ve menti profillerine ek bilgiler eklemek gerekir.
- Sol menüden mentorlar sayfasına geçip mentor ek bilgilerini ekleyin.
- Aynı şekilde mentilere ek bilgiler ekleyin.
Örnek :
Departmanları aynı ama şehirleri farklı mentor ve mentileri eşleştirmek isterseniz bu bilgileri eşleştirme sisteminde kullanabilmek için "Departman" ve "Şehir" ek bilgisini hem mentorlar hem de mentiler sayfasında oluşturun.
Eğer ek bilgileri mentor ve mentilerden alacaksanız bu bilginin yazı alanı yerine "tekli seçim" veya "çoklu şeçim" olmasını sağlayın.
Örnek : "İnş.Müh" ile "İnşaat Mühendisi" kelimelerini sistem aynı kelime olarak kabul etmeyeceği için mentorlar giriş yaparken aynı ifadeleri kullanabilmemeri için listeden seçim yapmalıdırlar.
Kullanılacak ek bilgiler hazırsa, eşleşme sistemini kullanmak için aşağıdaki sayfaya geçin :
https://matching.mentornity.com
- Admin kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapın.
- Listeden eşleşme yapılacak programı seçimi yapın.
Sol tarafta (sarı ile işaretli) mentorları, sağ tarafta (yeşil) eşleşmesi olmayan mentileri göreceksiniz :
1 - "Add new rule" butonu ile kural ekleyin.
2- Kural ekleyeceğiniz ek bilgiyi açılır menüden seçin
- Ekran görüntüsündeki örneğe göre mentor ve mentinin "Location" bilgisinin aynı olmasını istiyoruz.
- Her defasında "Add New Rule" butonunu kullanarak birden fazla kural ekleyebilirsiniz.
"Run the SuperMatching Engine Now!" 'a tıklayın ve sonuçları görün.
- Eşleşmemiş kişiler sağ bölümde kalır.
- Siyah arka plan ile görünenler eşleşme kuralına uyan mentilerdir.
- Sol bölümdeki yeşil rakam eşleşme skorunu gösterir.
NOT :
- Görüntülenen liste sadece sonuçlardır.
- Siz onay vermedikçe eşleşme yapmaz.
💡 OTOMATİK EŞLEŞTİRME İPUÇLARI
- Birden fazla kural eklediğinizde kurallardan bir tanesi bile uysa eşleştirme yapar.
- Kurallar arasında üstünlük veya sıralama henüz yoktur.
🎯 EŞLEŞME SKORU
- 2 ayrı kural eklerseniz ve bir tanesi uyarsa %50 eşleşme skoru olur.
Ek bilgi olarak çoklu seçim eklediyseniz ve çoklu seçimde 2 tane seçenek var olduğunu düşünürsek :
(Mesela, hobileriniz? : Müzik, Sinema )
- Seçeneklerden 1 tanesi uyarsa %50 eşleşme skoru olur.
- Eğer 2 kural eklerseniz ve diğer kuralda hiç eşleşme olmaz ama hobi kuralında 1 tane seçenek tutarsa %25 eşleme skoru olur.
- Mentorlar veya mentiler sayfasında iken sol bölümdeki kutular ile istediğiniz mentorları seçin.
- Yukarıda "Listeden Çıkar" butonu belirecektir.
Bu durumlarda e-posta gönderimi yapılır :
- Kullanıcı Davetiyesi
- Yeni Eşleşme Olduğunda
- Duyuru Eklendiğinde
- Yeni Toplantı Oluşturulduğunda
- Toplantı Güncelleme / İptal Durumunda
- Yeni Müsaitlik Eklendiğinde
- Bir Gruba Eklenildiğinde
- Yarın Yapılacak Toplantıların Özeti
- O Gün Yapılmış Toplantılar Hakkında Geri Bildirim Hatırlatması
- Mentor Eşleşme Sürecini Bitirirse ve Süreç Sonuna Bir Anket Tanımlandıysa
Eşleşme olduğunda mentor ve mentiye aşağıdaki e-posta gider :
(Eşleşmeler sayfasında "Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise.)
Yeni toplantı oluşturulduğunda giden e-posta :
Takvim daveti, tarih, saat ve görüşme yeri, görüşme linki iletilir.
Duyuru eklendiğinde giden e-posta
- E-postanın konu bölümde duyuru başlığı olur.
- E-posta içeriğinde duyuru detayı görünür.
Gün içinde toplantısı olan kullanıcılara gün sonunda giden e-posta
- E-posta içeriği geri bildirim almaya hatırlatma amaçlıdır.
Bir sonraki gün toplantısı olan kullanıcılara giden e-posta
- E-posta içeriğinde toplantı detayları ve kişi bilgisi bulunur.
Yapılandırılmış programlar ile ilgili tüm detaylar bu bölümdedir.
Koçluk ve Mentorluk programları arasında yazılım açısından bir fark yoktur.
Yapılandırılmış mentorluk programları, mentor ve mentileri belirli konu başlıklarına göre, belirli sayıda görüşmelerini amaçlar.
Mentor ve mentiler sadece program tarafından eklenen sayıda görüşme planlayabilir.
Konuları ve toplantı içeriklerini program yönetimi belirler.
Mentor ve mentiler toplantı sayfalarında sizin belirlediğiniz seans başlığı, seans içeriği ve seans formlarını görürler.
Programdaki toplantı sayısını sınırlama
- Yapılandırılmış programlarda kullanıcılar siz kaç seans eklerseniz o kadar toplantı oluşturabilir.
- Serbest model ve havuz modelinde istedikleri kadar toplantı oluşturabilirler.
Toplantı konusu ve içeriği
- Yapılandırılmış programlarda öntanımlı olarak toplantı konuları ve açıklamaları olur.
- Yapılandırılmış programlarda kullanıcılar sadece öntanımlı listeden toplantı oluşturabilir.
- Serbest model ve havuz modelinde toplantı sayfalarında konu veya içerik olmaz. Kullanıcılar toplantı oluştururken konu seçmek zorunda olmaz.
Seans Formları
- Yapılandırılmış programlarda her toplantı için farklı seans soruları ekleyebilirsiniz.
- Bu soruları toplantı öncesi sorular ve toplantı sonrası sorular şeklinde oluşturabilirsiniz.
- Serbest model ve havuz modelinde sadece toplantı sonrasında beliren geri bildirim soruları belirleyebilirsiniz. Her toplantının sonunda aynı geri bildirim soruları görünür.
- Sol menüden Seanslar sayfasına geçin.
- Seans Ekleyin butonu ile başlayın.
- Birden fazla seans eklerseniz bu buton sayfanın en altında olacak.
Seans Ekleyin butonuna tıklayınca aşağıdaki gibi bir diyalog kutusu göreceksiniz :
- Seans için tarih aralığı girerseniz mentor ve mentiler toplantılarını sadece o aralık için planlayabilirler.
- Örnek : İlk görüşme 15 Nisan - 15 Mayıs arası olsun ...
ÖNERİ :
Çok şart değilse seanslar için tarih aralığı girmeyin.
Seans için bir açıklama ekleyin :
Kullanıcılar toplantı oluşturmasalar bile toplantı açıklamasını görebilirler!