Yönetim Panelinize Hoşgeldiniz!
Bu Kılavuz Mentor Havuzu Şablonuna Göre Oluşturulmuştur.
Başlangıç & Hazırlık
1 ) Kendi e-posta adresinizi kullanarak programa dahil olacak kişilere ön bilgi verin.
Örnek :
Değerli Mentorumuz,
Mentorluk programımızı Mentornity sistemi ile takip edeceğiz.
Platforma erişmeniz için size kullanıcı davetiyesi göndereceğiz.
Lütfen gelen davetiyemizi kabul edip şifrenizi belirleyin.
2 ) Program sayfanızın logo, kapak resmi, açıklama alanlarını düzenleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin ve program bilgilerinizi ekleyin.
3 ) Programa özel bir yanıtlama adresi belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında ve sayfanın alt bölümüne geçin
Bildirim, duyuru, mesajı, toplantı ...vb e-postaları kullanıcılar yanıtlarsa sizin belirleyeceğiniz bir adres görünecek.
Eğer bir yanıtlama adresi eklemezseniz kullanıcılar sistemden gönderilen bir bildirimi yanıtlarsa e-posta info@mentornity.com adresine ulaşır. Size ulaşmaz.
4 ) Mentor ve mentilerin platforma ilk geldiklerinde göreceği içerikleri (Hoşgeldin Ekranı) belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
"Program Sözleşmesi" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
Mentor ve mentilere farklı hoşgeldin içerikleri gösterebilirsiniz.
5 ) Mentor ve menti profillerine ek bilgiler tanımlayın
Sol menüden Mentorlar sayfasına geçin.
Sağ üst bölümdeki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile mentor veya menti profillerine istediğiniz kadar ek bilgi (özel alan) ekleyebilirsiniz.
Mentor ve mentilere farklı ek bilgiler ekleyebilirsiniz.
6 ) Geri bildirimler sayfası ile toplantı sonrası sorulacak soruları belirleyin.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Geribildirim Alma" bölümünü inceleyin.
7 ) Mentor ve mentileri programa ekleyin
Mentorlar ve mentiler sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Kullanıcılar & Giriş" bölümünü inceleyin.
Ana Sayfa :
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Hareketler :
Mentor ve girişimlerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar :
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Süper Hatırlatmalar :
Mentorlar :
Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Mentiler :
Menti eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Geri Bildirimler :
Toplantılardan sonra kullanıcılara görünecek geri bildirim soru ve cevaplarını yönetmek için.
İçerikler :
Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular mentor ve girişimcilerin anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Raporlar :
Girişimler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar :
Girişim ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları :
Program adı, logosu, kapak resmi veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
Bu program, mentor havuzu program temasına göre oluşturulmuştur.
Mentorlar müsait olduğu saatleri tanımlar ve mentiler boş saat aralıklarından seçim yapar.
Veya Görüşmeleri mentorlar direkt oluşturur.
Tüm mentiler tüm mentorlar ile toplantı oluşturabilir.
Eşleşme ve mentor seçme yoktur.
Raporlar İle
Mentorları ve mentileri planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.
En aktif mentor, en aktif bölüm, iptal sayıları... vb ihtiyacınız olan tüm analizler raporlarda.
Hareketler İle
Mentor ve mentilerin canlı hareketlerini takip edin.
Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...
Geri Bildirimler İle
Sol menü > Geri Bildirimler sayfasından mentor ve mentilere geri bildirim sorusu ekleyip onları bu sorular ile takip edebilirsiniz.
Toplantı saati geçtikten sonra geri bildirim soruları mentor ve mentiye görünür.
Mentorlar veya Mentiler Sayfasında
Kullanıcıları son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.
Böylece en aktif mentor ve mentileri görebilirsiniz.
Mentorlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve mentilerin platform aşağıdaki hareketlerini listeleyebilir.
Yöneticiler sadece mentor-menti arasındaki direkt mesajları göremez. Diğer tüm hareketleri görür.
Mentor ve mentilerin planladığı toplantılar
Profil sayfa detayları
Toplantı notları
( Açık veya gizli)
Tüm formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler mentor ve mentiler için aşağıdaki işlemleri yapabilir.
Davetiyesini kabul etmiş mentorların adı, profil fotoğrafı gibi alanları sadece mentorlar tarafından güncellenebilir.
Davetiyesini kabul etmemiş mentorların profil resimlerini değiştirmek
Mentorlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
Mentorlar ve mentiler adına toplantı oluşturmak, iptal etmek
Mentor ve mentilerin ek bilgilerini değiştirmek
Mentileri pasif konuma getirme veya aktifleştirmek
Mentor eşleşmelerini yapmak, sonlandırmak, değiştirmek
Yeni programın adını ve temasını (Menti Tipi, Model ve Eşleşme Metodu) e-posta ile paylaşırsanız hemen oluşturabiliriz.
Aşağıdaki seçeneklerden programınıza en uygun yapıyı seçebilir misiniz?
3 bilgiye ihtiyacımız var.
Aşağıdaki gibi cevaplayabilirsiniz :
- A=1
- B=1
- C=1
Veya aşağıdaki gibi açık şekilde yazabilirsiniz :
- Menti Tipi : Birebir
- Model : Yapılandırılmış
- Eşleşme Metodu : Yöneticiler eşleştirmeleri yapar
A : MENTİ TİPİ
1 - Birebir
Mentorlar ve mentiler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla menti eşleştirilebilir.
Menti ve menti adıyla takip edilir.
Görüşmeler birebir yapılır.
2 - Grup Mentorluk
Mentorlar ve gruplar/girişimler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla grup/girişim eşleştirilebilir.Görüşmeler grup görüşmesi olarak yapılır.Mentor ve grup adıyla takip edilir.
B : MODEL
1 - Yapılandırılmış
- Program yönetimi sisteme belirli toplantı başlıkları (seanslar) tanımlar.
- Görüşme sayısı toplantı başlıkları ile sınırlandırılabilir.
- 💡 Örnek : 5 seans eklenmişse 5 toplantı oluşturabilir.
- Mentor ve mentiler toplantı başlıklarına göre görüşme planlar.
- Her toplantı başlığına ayrı sorular/formlar/içerikler belirlemek mümkündür.
- Sadece MENTOR-MENTİ şeklinde eşleşme mümkündür.
2) Serbest
- Yapılandırmasız, toplantı başlığı, sınırı olmayan programlar
- Mentor ve mentiler istediği kadar görüşme planlar.
- Toplantı başlıkları yoktur.
- Sadece tüm toplantıların sonuna aynı geri bildirim soruları eklenebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
3) Havuz
- Eşleşme veya mentor seçme yoktur.
- Menti program süresince farklı mentorlar ile görüşebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
C : EŞLEŞTİRME METODU
Model olarak havuz seçtiyseniz eşleşme metodu belirtmenize gerek yoktur.
1 - Yöneticiler eşleştirmeleri yapar.
- Mentiler, mentor seçemez.
- Elle veya otomatik eşleştirme mümkündür.
- Programa özel algoritma tasarlanabilir.
- Video https://www.youtube.com/watch?v=S68vvLtE6gQ
- Eşleşme listenizi yükleyebilirsiniz.
2 - Mentiler mentorlara eşleşme isteği gönderir ( veya direkt seçer)
Mentiler, mentorlara istek gönderir ve mentorlar kabul eder.
Ya da menti direkt mentorunu seçer ve bir kabul süreci olmaz.
Bazı mentorları, bazı mentilere filtrelemek mümkündür.
( Mesela mentorun yaşı mentiden büyük olsun.)
Eşleşmelere yönetici olarak müdahale edebilirsiniz.
Grup mentorluk için uygun değildir.
Kullanıcılar & Giriş
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Mentorlar" veya "Mentiler" bölümüne geçin.
"Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde.
"Menti Ekle" butonu mentiler sayfasının sol üst bölümünde.
Tek tek eklemek için "Tek kullanıcı Ekle" seçeneğine tıklayın.
Ad, Soyad, E-posta ile kullanıcı ekleyin.
Toplu yükleme yapmak için "Excel dosyası ile içeri aktar" seçeneğini kullanın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurup geri yükleyin.
Excel dosyasındaki başlıkları değiştirmeyin.
Ad, Soyad ve Eposta yükleme yapmak için gerekli olan minimum bilgidir.
Bu bilgilerden daha fazla bilgi ile yükleme yapacaksanız önce sağ üstteki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile istediğiniz bilgileri ekleyin.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Program Ayarları" ve "Ekranlar" bölümüne geçin.
"Mentor başvuru sayfası" bölümündeki "Düzenle" butonuna tıklayın.
"Description" alanına başvuru başlığı ve açıklamalarını girin.
Sağ bölümdeki önizleme alanından sayfanın nasıl görüneceğini kontrol edin.
Save Changes butonu ile kaydetmeyi unutmayın.
"Fields" alanına geçip başvuru sorularını işaretleyin.
Başvuru soruları ek bilgilerden gelmektedir. Bu ek bilgiler mentorlar sayfasında yönetilmektedir.
Başvuruları sol üst bölümden açıp kapatabilirsiniz.
Başvuru linkini "on this URL" yazısına tıklayıp görebilirsiniz.
Sol menüden "Başvurular" sayfasına geçip gelen başvuruları görebilirsiniz.
Accept&Invite butonu ile başvuruyu kabul edebilirsiniz.
En soldaki genişletme ikonu ile başvuru yapan kişiyi detaylı inceleyebilirsiniz.
Başvuruyu kabul ederseniz başvuran mentora kullanıcı davetiyesi gönderilir ve o kişi mentorlar sayfasına eklenmiş olur.
Google Forms veya diğer yöntemler ile topladığınız başvuruları Excel dosyası ile Mentorlar veya Mentiler sayfasından ekleyebilirsiniz.
Başvurularınızın programa uyumlu olması için mentorlara eklediğiniz ek bilgilerin aynısını Google veya kullandığınız formda kullanın.
Örnek :
Hobileriniz şeklinde şeçmeli bir bölüm olacaksa aynı şeçenekleri Google Forms'ta veya kullandığınız form sisteminde ekleyin.
Sol Menü >
Program Ayarları >
Yöneticiler sekmesine geçin.
İstediğiniz kişiyi ad, soyad ve e-posta bilgisi ile ekleyin.
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri mentorlar veya mentiler sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Sisteme eklenen veya başvurusu kabul edilen mentor ve mentiler programdan bir e-posta alır.
Gönderen :
Program Adınız
program-adi@mentornity.com
E-posta konusu :
Program Adınız Kullanıcı Davetiyesi
- Mentorlar veya Mentiler sayfasına geçin.
- Sağ-üst menüden Alanları Gizle butonuna tıklayın
- Davetiye Linki sütununu görünür hale getirin.
- Sol bölümde tüm kullanıcıların davetiye linki sütununa ulaşacaksınız.
- Davetiye Linkini göster bağlantısına tıklayın
- Davetiye linkini kopyalayın ve istediğiniz kanal ile gönderin.
- Veya zarf ikonu ile direkt kendi e-posta adresinizden gönderin.
Geribildirim Alma
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Geri Bildirimler" sayfasına sonra da "Geri Bildirim Soruları" sekmesine geçin.
Menti için "Mentiler İçin Geri Bildirim Soruları" bölümündeki "Alan Ekle" butonu ile istediğiniz kadar soru ekleyebilirsiniz.
Aynı şekilde mentora farklı sorular sorabilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Geri Bildirimler sayfasına geldiğinizde mentor cevapları tablosunu göreceksiniz.
Menti cevaplarına veya aynı tabloda hem mentor hem de menti cevaplarına ulaşmak için sol üstteki açılır menüyü kullanabilirsiniz.
- Sağ üstteki Rapor İndir butonu ile tabloyu indirebilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Toplantı saati geçtikten sonra anasayfada her toplantının altında geri bildirim soruları görünecek.
Geri bildirim ile ilgili bir e-posta almayacaklar.
Sadece toplantının olduğu günün akşamında mentor ve mentiye genel bir hatırlatma e-postası gönderilir.
