Yönetim Panelinize Hoşgeldiniz!
Bu Kılavuz Seçmeli & Serbest Mentorluk Şablonuna Göre Oluşturulmuştur.
Başlangıç & Hazırlık
1 ) Kendi e-posta adresinizi kullanarak programa dahil olacak kişilere ön bilgi verin.
Örnek :
Değerli Mentorumuz,
Mentorluk programımızı Mentornity sistemi ile takip edeceğiz.
Platforma erişmeniz için size kullanıcı davetiyesi göndereceğiz.
Lütfen gelen davetiyemizi kabul edip şifrenizi belirleyin.
2 ) Program sayfanızın logo, kapak resmi, açıklama alanlarını düzenleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin ve program bilgilerinizi ekleyin.
3 ) Programa özel bir yanıtlama adresi belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında ve sayfanın alt bölümüne geçin
Bildirim, duyuru, mesajı, toplantı ...vb e-postaları kullanıcılar yanıtlarsa sizin belirleyeceğiniz bir adres görünecek.
Eğer bir yanıtlama adresi eklemezseniz kullanıcılar sistemden gönderilen bir bildirimi yanıtlarsa e-posta info@mentornity.com adresine ulaşır. Size ulaşmaz.
4 ) Mentor ve mentilerin platforma ilk geldiklerinde göreceği içerikleri (Hoşgeldin Ekranı) belirleyin.
Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
"Program Sözleşmesi" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
Mentor ve mentilere farklı hoşgeldin içerikleri gösterebilirsiniz.
5 ) Mentor ve menti profillerine ek bilgiler tanımlayın
Sol menüden Mentorlar sayfasına geçin.
Sağ üst bölümdeki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile mentor veya menti profillerine istediğiniz kadar ek bilgi (özel alan) ekleyebilirsiniz.
Mentor ve mentilere farklı ek bilgiler ekleyebilirsiniz.
6 ) Geri bildirimler sayfası ile toplantı sonrası sorulacak soruları belirleyin.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Geribildirim Alma" bölümünü inceleyin.
7 ) Mentor ve mentileri programa ekleyin
Mentorlar ve mentiler sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
Detaylı yardım için aşağıdaki "Kullanıcılar & Giriş" bölümünü inceleyin.
8 ) Mentor seçim sürecini başlatın
Detaylar için aşağıdaki "Seçme & Eşleştirme" bölümünü inceleyin.
Ana Sayfa :
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Hareketler :
Mentor ve girişimlerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar :
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Mentorlar :
Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Mentiler :
Menti eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Geri Bildirimler :
Toplantılardan sonra kullanıcılara görünecek geri bildirim soru ve cevaplarını yönetmek için.
Duyurular :
Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular mentor ve girişimcilerin anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Raporlar :
Girişimler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar :
Girişim ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları :
Program adı, logosu, kapak resmi veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
Bu program birebir, eşleşmeli ve serbest program temasına göre oluşturulmuştur.
Sadece eşleşen mentor ve mentilerin birbirini görebildiği bir süreç olacaktır.
Görüşmeleri mentorlar direkt oluşturur. (Eğer isterseniz mentiler de oluşturabilir.)
Veya mentorlar müsait olduğu saatleri tanımlar ve mentiler boş saat aralıklarından seçim yapar.
Görüşmeler yüz yüze veya online olarak gerçekleşir.
Görüşmeler sonrasında veya öncesinde sizin belirlediğiniz soruları, içerikleri görürler.
Raporlar İle
Mentorları ve mentileri planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.
En aktif mentor, en aktif bölüm, iptal sayıları... vb ihtiyacınız olan tüm analizler raporlarda.
Hareketler İle
Mentor ve mentilerin canlı hareketlerini takip edin.
Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...
Geri Bildirimler İle
Sol menü > Geri Bildirimler sayfasından mentor ve mentilere geri bildirim sorusu ekleyip onları bu sorular ile takip edebilirsiniz.
Toplantı saati geçtikten sonra geri bildirim soruları mentor ve mentiye görünür.
Mentorlar veya Mentiler Sayfasında
Kullanıcıları son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.
Böylece en aktif mentor ve mentileri görebilirsiniz.
Mentorlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve mentilerin platform aşağıdaki hareketlerini listeleyebilir.
Yöneticiler sadece mentor-menti arasındaki direkt mesajları göremez. Diğer tüm hareketleri görür.
Mentor ve mentilerin planladığı toplantılar
Profil sayfa detayları
Toplantı notları
( Açık veya gizli)
Tüm formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler mentor ve mentiler için aşağıdaki işlemleri yapabilir.
Davetiyesini kabul etmiş mentorların adı, profil fotoğrafı gibi alanları sadece mentorlar tarafından güncellenebilir.
Davetiyesini kabul etmemiş mentorların profil resimlerini değiştirmek
Mentorlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
Mentorlar ve mentiler adına toplantı oluşturmak, iptal etmek
Mentor ve mentilerin ek bilgilerini değiştirmek
Mentileri pasif konuma getirme veya aktifleştirmek
Mentor eşleşmelerini yapmak, sonlandırmak, değiştirmek
Yeni programın adını ve temasını (Menti Tipi, Model ve Eşleşme Metodu) e-posta ile paylaşırsanız hemen oluşturabiliriz.
Aşağıdaki seçeneklerden programınıza en uygun yapıyı seçebilir misiniz?
3 bilgiye ihtiyacımız var.
Aşağıdaki gibi cevaplayabilirsiniz :
- A=1
- B=1
- C=1
Veya aşağıdaki gibi açık şekilde yazabilirsiniz :
- Menti Tipi : Birebir
- Model : Yapılandırılmış
- Eşleşme Metodu : Yöneticiler eşleştirmeleri yapar
A : MENTİ TİPİ
1 - Birebir
Mentorlar ve mentiler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla menti eşleştirilebilir.
Menti ve menti adıyla takip edilir.
Görüşmeler birebir yapılır.
2 - Grup Mentorluk
Mentorlar ve gruplar/girişimler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla grup/girişim eşleştirilebilir.Görüşmeler grup görüşmesi olarak yapılır.Mentor ve grup adıyla takip edilir.
B : MODEL
1 - Yapılandırılmış
- Program yönetimi sisteme belirli toplantı başlıkları (seanslar) tanımlar.
- Görüşme sayısı toplantı başlıkları ile sınırlandırılabilir.
- 💡 Örnek : 5 seans eklenmişse 5 toplantı oluşturabilir.
- Mentor ve mentiler toplantı başlıklarına göre görüşme planlar.
- Her toplantı başlığına ayrı sorular/formlar/içerikler belirlemek mümkündür.
- Sadece MENTOR-MENTİ şeklinde eşleşme mümkündür.
2) Serbest
- Yapılandırmasız, toplantı başlığı, sınırı olmayan programlar
- Mentor ve mentiler istediği kadar görüşme planlar.
- Toplantı başlıkları yoktur.
- Sadece tüm toplantıların sonuna aynı geri bildirim soruları eklenebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
3) Havuz
- Eşleşme veya mentor seçme yoktur.
- Menti program süresince farklı mentorlar ile görüşebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
C : EŞLEŞTİRME METODU
Model olarak havuz seçtiyseniz eşleşme metodu belirtmenize gerek yoktur.
1 - Yöneticiler eşleştirmeleri yapar.
- Mentiler, mentor seçemez.
- Elle veya otomatik eşleştirme mümkündür.
- Programa özel algoritma tasarlanabilir.
- Video https://www.youtube.com/watch?v=S68vvLtE6gQ
- Eşleşme listenizi yükleyebilirsiniz.
2 - Mentiler mentorlara eşleşme isteği gönderir ( veya direkt seçer)
Mentiler, mentorlara istek gönderir ve mentorlar kabul eder.
Ya da menti direkt mentorunu seçer ve bir kabul süreci olmaz.
Bazı mentorları, bazı mentilere filtrelemek mümkündür.
( Mesela mentorun yaşı mentiden büyük olsun.)
Eşleşmelere yönetici olarak müdahale edebilirsiniz.
Grup mentorluk için uygun değildir.
Kullanıcılar & Giriş
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Mentorlar" veya "Mentiler" bölümüne geçin.
"Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde.
"Menti Ekle" butonu mentiler sayfasının sol üst bölümünde.
Tek tek eklemek için "Tek kullanıcı Ekle" seçeneğine tıklayın.
Ad, Soyad, E-posta ile kullanıcı ekleyin.
Toplu yükleme yapmak için "Excel dosyası ile içeri aktar" seçeneğini kullanın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurup geri yükleyin.
Excel dosyasındaki başlıkları değiştirmeyin.
Ad, Soyad ve Eposta yükleme yapmak için gerekli olan minimum bilgidir.
Bu bilgilerden daha fazla bilgi ile yükleme yapacaksanız önce sağ üstteki "Ek Bilgileri Düzenle" butonu ile istediğiniz bilgileri ekleyin.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Program Ayarları" ve "Ekranlar" bölümüne geçin.
"Mentor başvuru sayfası" bölümündeki "Düzenle" butonuna tıklayın.
"Description" alanına başvuru başlığı ve açıklamalarını girin.
Sağ bölümdeki önizleme alanından sayfanın nasıl görüneceğini kontrol edin.
Save Changes butonu ile kaydetmeyi unutmayın.
"Fields" alanına geçip başvuru sorularını işaretleyin.
Başvuru soruları ek bilgilerden gelmektedir. Bu ek bilgiler mentorlar sayfasında yönetilmektedir.
Başvuruları sol üst bölümden açıp kapatabilirsiniz.
Başvuru linkini "on this URL" yazısına tıklayıp görebilirsiniz.
Sol menüden "Başvurular" sayfasına geçip gelen başvuruları görebilirsiniz.
Accept&Invite butonu ile başvuruyu kabul edebilirsiniz.
En soldaki genişletme ikonu ile başvuru yapan kişiyi detaylı inceleyebilirsiniz.
Başvuruyu kabul ederseniz başvuran mentora kullanıcı davetiyesi gönderilir ve o kişi mentorlar sayfasına eklenmiş olur.
Google Forms veya diğer yöntemler ile topladığınız başvuruları Excel dosyası ile Mentorlar veya Mentiler sayfasından ekleyebilirsiniz.
Başvurularınızın programa uyumlu olması için mentorlara eklediğiniz ek bilgilerin aynısını Google veya kullandığınız formda kullanın.
Örnek :
Hobileriniz şeklinde şeçmeli bir bölüm olacaksa aynı şeçenekleri Google Forms'ta veya kullandığınız form sisteminde ekleyin.
Sol Menü >
Program Ayarları >
Yöneticiler sekmesine geçin.
İstediğiniz kişiyi ad, soyad ve e-posta bilgisi ile ekleyin.
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri mentorlar veya mentiler sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Sisteme eklenen veya başvurusu kabul edilen mentor ve mentiler programdan bir e-posta alır.
Gönderen :
Program Adınız
program-adi@mentornity.com
E-posta konusu :
Program Adınız Kullanıcı Davetiyesi
- Mentorlar veya Mentiler sayfasına geçin.
- Sağ-üst menüden Alanları Gizle butonuna tıklayın
- Davetiye Linki sütununu görünür hale getirin.
- Sol bölümde tüm kullanıcıların davetiye linki sütununa ulaşacaksınız.
- Davetiye Linkini göster bağlantısına tıklayın
- Davetiye linkini kopyalayın ve istediğiniz kanal ile gönderin.
- Veya zarf ikonu ile direkt kendi e-posta adresinizden gönderin.
Geribildirim Alma
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Sol menüden "Geri Bildirimler" sayfasına sonra da "Geri Bildirim Soruları" sekmesine geçin.
Menti için "Mentiler İçin Geri Bildirim Soruları" bölümündeki "Alan Ekle" butonu ile istediğiniz kadar soru ekleyebilirsiniz.
Aynı şekilde mentora farklı sorular sorabilirsiniz.
Görsellere tıklayıp daha büyük bir şekilde görebilirsiniz.
Geri Bildirimler sayfasına geldiğinizde mentor cevapları tablosunu göreceksiniz.
Menti cevaplarına veya aynı tabloda hem mentor hem de menti cevaplarına ulaşmak için sol üstteki açılır menüyü kullanabilirsiniz.
- Sağ üstteki Rapor İndir butonu ile tabloyu indirebilirsiniz.
Toplantı sayfalarında geri bildirim soruları görünecek.
Geri bildirim ile ilgili bir e-posta almayacaklar.
Sadece toplantının olduğu günün akşamında mentor ve mentiye genel bir hatırlatma e-postası gönderilir.
Seçme & Eşleştirme
Seçim süreci için 2 ayrı yöntem bulunuyor :
1 ) Mentilerin direkt seçim yapması ve eşleşmenin gerçekleşmesi
2 ) Mentilerin mentorlara eşleşme isteği göndermesi ve mentorların onay vermesi
Programınızı ön tanımlı olarak mentorun onay vermesine göre hazırladık! Buna göre aşağıdaki gibi bir akış olur :
Menti, seçim yapma sayfası ile eşleşmek istediği mentora istek gönderir.
İstek yapıldığında, mentor hem bir e-posta alır hem de platform üzerinden istekleri inceyebilir.
Mentor onay verdiğinde eşleşme gerçekleşir ve menti e-posta alır.
Mentorun eğer 1 eşleşme hakkı varsa eşleşme limitine ulaştığı için artık o mentor seçim sayfasında görünmez.
Eğer mentorun eşleşme limitine ulaşmışsa o mentoru seçen ve onay bekleyen diğer mentilere reddetme e-postası gider.
Mentor, isteği kabul etmezse mentiye bir e-posta gider.
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
Sağ üstteki "Seçme ve eşleştirme ayarları" butonuna tıklayın.
Üst bölümdeki "Mentorların görünümü"
menüsünden "Mentilere eşleşeceği mentorları göster (Seçim açık)" seçeneğini seçin.
Böylece seçim modunu açmış olursunuz.
Bu sayı, mentilerin tüm mentorlara istek göndermemesi için belirleyebildiğiniz bir limittir.
Limit olarak 3 belirleseniz bir menti 3 ayrı mentora istek gönderir ve mentorların onay vermesini bekler.
İstek gönderme limitine ulaşan menti başka mentorlara istek gönderemez ve gönderdiği isteği iptal edemez.
Eşleşmeler sayfasından "Seçme ve eşleştirme ayarları" butonuna tıklayıp bu sayfaya ulaşabilirsiniz.
Bu sayı, bir mentinin aynı anda eşleşebileceği mentor sayısını belirler.
Limit olarak 2 belirleseniz mentinin isteğini 2 mentor kabul edebilir.
Eşleşmeler sayfasından "Seçme ve eşleştirme ayarları" butonuna tıklayıp bu sayfaya ulaşabilirsiniz.
Mentorlar için yeni kullanıcı karşılama adımlarında "Eşleşme Sınırı Belirleme" seçeneği işaretli ise mentorlar aynı anda destek vereceği toplam menti limitini belirleyebilir.
Bu sayfaya sol menüdeki Program ayarları bölümünden ulaşabilirsiniz.
Mentorlar daha sonra bu limiti değiştirmek isterse Bilgilerim sayfasındaki "Eşleşme sınırı" alanını kullanırlar.
Yönetici olarak eşleşme sınırını Eşleşmeler sayfasından değiştirebilirsiniz
Hiç eşleşme kuralı eklemezseniz, mentor seçme sayfasında tüm mentorlar tüm mentilere görünür.
Kural eklemek için mentor ve mentilere ek bilgiler tanımlamanız gerekir.
Örnek : Direktörlüklere bağlı bir kural oluşturmak istiyorsanız önce hem mentorlar hem de mentiler sayfasında direktörlük ek bilgi alanını ekleyin.
Eşleşmeler >Seçme ve eşleştirme ayarları butonu ile bu sayfaya ulaşın.
Sayfanın altındaki Eşleşme kuralları bölümündeki "Kural Ekle" butonu ile isteğiniz kuralı ekleyin.
Örnekteki gibi bir kural eklerseniz menti kendi direktörlüğündeki mentorları seçim sayfasında görmez.
Aynı anda birden fazla kural eklerseniz sistem <VEYA MANTIĞI>'na göre çalışır. Eklediğiniz kurallardan herhangi biri uygun olsa bile işleme alır. Aynı anda tüm kurallara uymasını beklemez.
Seçme modu açık olsa bile;
eşleştirmelere müdahale edebilir veya eşleştirme yapabilirsiniz :
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
(+) Butonu ile istediğiniz mentora menti ekleyin.
Menti adını aratıp seçim yapın.
- Mentor bazlı göster modunda iken mentorlara menti eklenir.
- Menti bazlı göster modunda iken mentilere mentor eklenir:
Sol menüden Eşleşmeler sayfasına geçin.
Sağ üstteki Excel dosyası yükle butonuna tıklayın.
Örnek dosyayı indirin ve içini doldurun.
En üst satırdaki başlıkları değiştirmeyin ve silmeyin.
- Excel'de her satırda solda mentorun e-posta adresi, sağda mentinin e-posta adresi olmalıdır.
- Her satırda 1 mentor 1 menti şeklinde veya aynı mentorun birden fazla mentisi varsa mentilerinin e-posta yanyana olacak şekilde yazabilirsiniz.
- Ya da birden fazla mentisi olan mentoru tekrar bir alt satırda diğer menti e-postası ile birlikte yazabilirsiniz.
Otomatik eşleştirme mentor ve menti ek bilgilerini kullanır.
Otomatik eşleştirme yapmak için ek bilgilerin tanımlı ve dolu olması gerekir.
matching.mentornity.com sayfasına geçin.
- Yönetim panelinde kullandığınız şifre ve eposta adresi ile giriş yapın.
- Eşleştirme yapacağınız programı seçin.
"Add New Rule" butonu ile kural ekleyin.
Birden fazla kural ekleyebilirsiniz .
Aynı olsun (same as) kuralında mentor ve mentideki bilginin tamamen aynı olması gerekir.
Örnek :
- "Muhasebe" ile "Muhasebe" aynıdır.
- "Muhasebe" ile "Muhasebe Uzmanı" aynı değildir.
Bu nedenle kelimelerde farklılık olmaması için kelime eşleştirmesi yapacağınız ek bilginin yazı alanı yerine çoklu seçim veya tekli seçim olması önerilir.
Böylece kullanıcıya mesleğiniz şeklinde bir soru sorarsanız "İnş.Müh", "İnşaat Müh.", "İnşaat Mühendisi" gibi anlam olarak aynı ama kelime olarak farklı yanıtlar almazsınız.
"Run the SuperMatching Engine Now!" butonu ile eşleştirme motorunu çalıştırın.
Arkaplanı koyu renkli isimler yeni eşleşen mentilerdir.
"Create All Pairs" butonuna tıklayana kadar eşletirme işlemi yapılmaz.
Böylece eşleşme sonuçlarına müdahale edebilirsiniz.
Bir mentiyi bir mentordan alıp başka bir mentorla eşleştirebilirsiniz.
Sağdaki "Eşleşmesi olmayan kullanıcılar" (Users without pairs) bölümünde olan bir mentiye tıklarsanız solda o mentiye uygun mentiler eşleşme skorlarına göre listelenir.
Bir mentorun yeşil bar alanına tıklarsanız mentiyi eşleştirir
"Create All Pairs" butonuna tıklarsanız eşleşmeler yapılır ve eşleşen mentor ve mentiler birbirini görmeye başlar.
Eğer yönetim panelindeki eşleşmeler sayfasında "Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise kullanıcılara eşleşme bildirimi gönderilir.
"Yeni eşleşmeleri e-posta ile kişilere bildir" seçeneği işaretli ise mentora ve mentiye "Yeni Eşleşme" konulu bir e-posta gider.
