Admin Portalınıza Hoşgeldiniz!
Program Konfigurasyonu : Girişimler İçin Mentor Havuzu
1 ) Mentor ve girişimcilere kurum e-posta adresinizi kullanarak ön bilgi gönderin.
Örnek :
Değerli Girişimci,
Mentorluk programımızı mentorluk sistemimiz ile takip edeceğiz.
Platforma erişmeniz için size kullanıcı davetiyesi göndereceğiz.
Lütfen gelen davetiyemizi kabul edip şifrenizi belirleyin.
2 ) Görünümü kendi kurumsal kimliğinize göre düzenleyin.
- Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin.
- İstediğiniz JPG veya PNG dosyasını yükleyin.
- Logo için 500x500px, Kapak görseli için 1500x500px ebat önerilir.
3 ) Mentor ve girişimcilerin platforma ilk girişte göreceği içerikleri belirleyin.
- Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
- "Program Sözleşmesi" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
- Diğer bölümlere mentor ve girişimlerin ilk girişte ve adımları tamamlayınca göreceği mesajları yazın.
4 ) Mentor, girişimci ve girişim profillerine ek bilgiler tanımlayın.
- Normalde mentor ve girişimcileri sisteme eklemek için Ad, Soyad ve E-posta yeterlidir.
- Daha fazla bilgi alanı isterseniz profillere tanımlayabilirsiniz. (Örnek : Konum, Okul, Bölüm, Girişimin Gelir Modeli, Sunum Linki..)
- Mentorlar, girişimler veya girişimciler sayfasında tablonun sağ üst bölümünde Ek Bilgileri Düzenle butonunu göreceksiniz.
Girişimcilere, girişimlere ve mentorlara farklı ek bilgi tanımlanabilir.
5 ) Geri bildirim sorularınızı belirleyin.
- Her toplantı sonrasında mentor ve girşimcilerden geri bildirim almak mümkündür.
- Sol menüden "Geri Bildirmler" sayfasına geçin.
- Mentorlar ve girişimciler birbirlerinin soru ve cevaplarını göremez.
- Belirlediğiniz sorular toplantı saati geçince mentor ve girişimcilere görünür.
- Gelen cevaplar Geri bildirimler sayfasında tablo olarak listelenecek. İsterseniz Excel olarak indirebilirsiniz.
6 ) Mentor ve girişimcileri programa ekleyin
- Mentorlar ve girişimciler sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
- "Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde. ( Girişimciler sayfasından girişimciler eklenir.)
- Tüm mentorları veya girişimcileri Excel ile toplu olarak yükleyebilirsiniz.
(Örnek Excel dosyasını kullanın. )
- Örnek Excel dosyasının en üst satırındaki başlıkları silmeyin ve değiştirmeyin.
7 ) Eğer isterseniz belirli mentorlardan sadece belirli girişimlerin randevu almasını sağlayabilirsiniz.
- Önce "Girişimler" sayfasına geçin ve girişim etiketleri belirleyin.
- Etiketi girişim sektörüne göre veya dönemine göre belirleyebilirsiniz.
- Sonra girişimlere etiketleri tanımlayın.
- Bunun için sağ üstteki kalem ikonu ile düzenleme moduna geçin.
- Daha sonra mentorlar sayfasına geçin ve sağ üstteki "Alanları Gizle" butonunu kullanarak "Toplantı için istenen etiketler" sütununun görünür olmasını sağlayın.
- Sağ üstte bulunan kalem ikonu ile düzenleme moduna geçin.
- Toplantı için istenen etiketler sütununda istediğiniz mentora etiket atayın.
- Etiket atadıktan sonra onay işaretine tıklamayı unutmayın.
- Aynı anda birden fazla kuralı "VE" - "VEYA" mantığında ekleyebilirsiniz.
Ana Sayfa :
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Gösterge Paneli :
Mentor ve girişimlerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar :
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Mentorlar :
Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Girişimciler :
Girişimci eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Girişimler :
Girişimleri eklemek, listelemek veya girişimlere ek bilgi eklemek için.
Takvim :
Mentorların ekledikleri müsaitlikleri ve rezerve edilen müsaitlik kutularını listelemek için.
Geri Bildirimler :
Toplantı saatinden sonra mentor ve girişimlere görünecek soruları belirlemek ve cevapları görmek için.
Duyurular :
Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular mentor ve girişimcilerin anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Raporlar :
Girişimler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar :
Girişim ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları :
Program adı, logosu, kapak resmi veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
Havuz modelindeki startup (girişim) mentorluğu programlarında tüm mentorlar ve girişimler platformda birbirini görür. (Eğer gizleme kuralı eklemediyseniz)
Mentor ve girişimlerin görüşmesi için eşleşmesine gerek yoktur. Girişimler istediği mentor ile görüşebilir. (Eğer özel kural eklemediyseniz)
Görüşme planlamak için mentorlar müsaitlik ekler ve girişimler randevu alır.
Veya mentorlar eşleştiği girişimler ile direkt toplantı oluşturur. (Müsaitlik eklemeden.)
Görüşmeler yüz yüze veya online olarak gerçekleşir.
Görüşmeler sonrasında mentor ve girişimler geri bildirim verirler.
Mentor ve girişimcilere özel hazırladığımız kılavuzları duyuru olarak ekleyebilir veya e-posta olarak gönderebilirsiniz.
Raporlar Sayfası İle :
Mentorları ve girişimleri planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.
Aktiviteler Sayfası İle :
Mentor ve girişimcilerin canlı hareketlerini takip edin.
Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...
Mentorlar veya Girişimciler Sayfasında :
Kişileri son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.
Böylece en aktif mentor ve girişimcileri görebilirsiniz.
Nasıl yapılır ?
Mentorlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"
ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.
Sol Menü > Program Ayarları > Yöneticiler sekmesine geçin.
İstediğiniz kişiyi ad, soyad ve e-posta bilgisi ile ekleyin.
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri mentorlar veya girişimciler sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Sisteme eklenen mentor ve girişimciler programdan bir e-posta alır.
Mentor ve girişimcilere gidecek davetiye mesajını Program Ayarları > Yeni Kullanıcı Karşılama sayfasından belirleyin.
Gönderen : Program Adınız ( program-adi@mentornity.com)
Konu : Program Adınız + Kullanıcı daveti
Giden E-posta Örneği :
- Mentorlar veya Girişimciler sayfasına geçin.
- Sağ-üst menüden Alanları Gizle butonuna tıklayın
- Davetiye Linki sütununu görünür hale getirin.
- Sol bölümde tüm kullanıcıların davetiye linki sütununa ulaşacaksınız.
- Davetiye Linkini göster bağlantısına tıklayın
- Davetiye linkini kopyalayın ve istediğiniz kanal ile gönderin.
- Veya zarf ikonu ile direkt kendi e-posta adresinizden gönderin.
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve girişimlerin platform aşağıdaki hareketlerini listeleyebilir :
- Mentor ve girişimcilerin planladığı toplantılar
- Profil sayfa detayları
- Toplantı notları ( Açık veya gizli)
- Formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar
Yöneticiler sadece mentor-girişimci arasındaki direkt mesajları göremez.
Diğer tüm hareketleri görür.
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve girişimciler için aşağıdaki işlemleri yapabilir :
- Davetiyesini kabul etmemiş mentorların profil resimlerini değiştirmek.
- Mentorlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
- Mentorlar ve girişimciler adına toplantı oluşturmak, iptal etmek
- Mentor ve girişimcilerin ek bilgilerini değiştirmek
- Girişim (startup) oluşturma ve startup'a girişimci tanımlamak.
- Girişimleri veya mentorları pasif konuma getirme veya aktifleştirmek.
Davetiyesini kabul etmiş mentorların profil fotoğrafı gibi alanlarını mentorlar sadece tarafından güncellenebilir.
Sistemde öntanımlı uzmanlık etiketleri listesine yeni şeyler eklemek için bizimle iletişim kurun.
Eğer mevcut etiketlerin tamamen kaldırıp başka bir şey kullanmak isterseniz aşağıdaki kolay adımlar ile siz de yapabilirsiniz :
- Önce mevcut etiketleri görünmez hale getirmek için sol menüden "Program Ayarları" sayfasına ve ardından "Arayüz" sekmesine gelin.
- Mentorlar ve girişimler alanındaki "Uzmanlık" seçeneğini kaldırın.
- Daha sonra sol menüden "Mentorlar" sayfasına geçin.
- Sağ üstteki "Ek bilgiler" bölümünden "Çoklu Seçim" olarak kendi uzmanlık etiketlerinizi belirleyin.
- Aynı işlemi girişimciler için tekrarlayın.
Sistemde öntanımlı uzmanlık etiketleri listesine yeni şeyler eklemek için bizimle iletişim kurun.
- Sol menüden kurum ayarları sayfasına ve ardından gizlilik sekmesine geçin.
- Sayfa görüntüleme izinlerini istediğiniz gibi değiştirin.
- Sol menüden "Girişimler" sayfasına geçin.
- Sağ üstteki kalem ikonuna tıklayıp düzenleme moduna geçin.
- Pasif moda geçirdiğiniz girişim artık program sayfanıza erişemez.
- Girişimin üyeleri sisteme giriş yapabilir ama sizin programınızı göremez.
Yeni programın adını ve temasını (Menti Tipi, Model ve Eşleşme Metodu) e-posta ile paylaşırsanız hemen oluşturabiliriz.
Aşağıdaki seçeneklerden programınıza en uygun yapıyı seçebilir misiniz?
3 bilgiye ihtiyacımız var.
Aşağıdaki gibi cevaplayabilirsiniz :
- A=1
- B=1
- C=1
Veya aşağıdaki gibi açık şekilde yazabilirsiniz :
- Menti Tipi : Birebir
- Model : Yapılandırılmış
- Eşleşme Metodu : Yöneticiler eşleştirmeleri yapar
A : MENTİ TİPİ
1 - Birebir
Mentorlar ve mentiler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla menti eşleştirilebilir.
Menti ve menti adıyla takip edilir.
Görüşmeler birebir yapılır.
2 - Grup Mentorluk
Mentorlar ve gruplar/girişimler arasında olan bir program.
Bir mentora birden fazla grup/girişim eşleştirilebilir.Görüşmeler grup görüşmesi olarak yapılır.Mentor ve grup adıyla takip edilir.
B : MODEL
1 - Yapılandırılmış
- Program yönetimi sisteme belirli toplantı başlıkları (seanslar) tanımlar.
- Görüşme sayısı toplantı başlıkları ile sınırlandırılabilir.
- 💡 Örnek : 5 seans eklenmişse 5 toplantı oluşturabilir.
- Mentor ve mentiler toplantı başlıklarına göre görüşme planlar.
- Her toplantı başlığına ayrı sorular/formlar/içerikler belirlemek mümkündür.
- Sadece MENTOR-MENTİ şeklinde eşleşme mümkündür.
2) Serbest
- Yapılandırmasız, toplantı başlığı, sınırı olmayan programlar
- Mentor ve mentiler istediği kadar görüşme planlar.
- Toplantı başlıkları yoktur.
- Sadece tüm toplantıların sonuna aynı geri bildirim soruları eklenebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
3) Havuz
- Eşleşme veya mentor seçme yoktur.
- Menti program süresince farklı mentorlar ile görüşebilir.
- MENTOR-MENTİ veya MENTOR-GRUP şeklinde eşleşme mümkündür.
C : EŞLEŞTİRME METODU
Model olarak havuz seçtiyseniz eşleşme metodu belirtmenize gerek yoktur.
1 - Yöneticiler eşleştirmeleri yapar.
- Mentiler, mentor seçemez.
- Elle veya otomatik eşleştirme mümkündür.
- Programa özel algoritma tasarlanabilir.
- Video https://www.youtube.com/watch?v=S68vvLtE6gQ
- Eşleşme listenizi yükleyebilirsiniz.
2 - Mentiler mentorlara eşleşme isteği gönderir ( veya direkt seçer)
Mentiler, mentorlara istek gönderir ve mentorlar kabul eder.
Ya da menti direkt mentorunu seçer ve bir kabul süreci olmaz.
Bazı mentorları, bazı mentilere filtrelemek mümkündür.
( Mesela mentorun yaşı mentiden büyük olsun.)
Eşleşmelere yönetici olarak müdahale edebilirsiniz.
Grup mentorluk için uygun değildir.