Yönetici Kılavuzu
Mentorluk programı yönetimi ile ilgili tarifler bu sayfada!
👋🏼 Yönetici Olarak Başlangıçta Neler Yapmak Gerekli ?
1 ) Mentor ve girişimcilere kurum e-posta adresinizi kullanarak ön bilgi gönderin.
Örnek :
Değerli girişimcilerimiz,
Mentorluk programımızı Mentornity sistemi ile takip edeceğiz.
Platforma erişmeniz için size kullanıcı davetiyesi göndereceğiz.
Lütfen gelen davetiyemizi kabul edip şifrenizi belirleyin.
2 ) Görünümü kendi kurumsal kimliğinize göre düzenleyin.
- Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin.
- Logo veya kapağa tıklayıp istediğiniz JPG veya PNG dosyasını yükleyin.
- Logo için 500x500px, Kapak görseli için 1500x500px ebatlar önerilir.
3 ) Mentor ve girişimcilerin platforma ilk girişte göreceği içerikleri belirleyin.
- Sol menüden "Program Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
- "Gizlilik ve Kullanım Koşulları" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
- Diğer bölümlere mentor ve girişimlerin ilk girişte ve adımları tamamlayınca göreceği mesajları yazın.
4 ) Eğer lazım olacaksa mentor ve girişimci profillerine ek bilgiler tanımlayın.
- Normalde mentor ve girşimcileri sisteme eklemek için Ad, Soyad ve E-posta yeterlidir.
- Daha fazla bilgi alanı isterseniz profillere tanımlayabilirsiniz. (Örnek : Konum, Okul, Bölüm)
- Mentorlar sayfasında tablonun sağ üst bölümünde Ek Bilgileri Düzenle butonunu göreceksiniz.
Girişimcilere, girişimlere ve mentorlara farklı ek bilgi tanımlanabilir.
5 ) Geri bildirim sorularınızı belirleyin.
- Her toplantı sonrasında mentor ve girşimcilerden geri bildirim almak mümkündür.
- Sol menüden "Geri Bildirmler" sayfasına geçin.
- Mentorlar ve girişimciler birbirlerinin soru ve cevaplarını göremez.
- Belirlediğiniz sorular toplantı saati geçince mentor ve girişimcilere görünür.
- Gelen cevaplar Geri bildirimler sayfasında tablo olarak listelenecek. İsterseniz Excel olarak indirebilirsiniz.
6 ) Mentor ve girişimcileri programa ekleyin
- Mentorlar ve girişimciler sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
- "Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde. ( Girişimciler sayfasından girişimciler eklenir.)
- Tüm mentorları veya girişimcileri Excel ile toplu olarak yükleyebilirsiniz.
- Sütun başlıkları Ad, Soyad, E-posta (Tam yanda yazılan gibi) olacak şekilde Excel dosyası ile yükleyebilirsiniz.
- Eğer ek bilgi tanımlamadıysanız yukarıdaki gibi 3 sütunlu Excel dosyası yeterlidir.
- Mentor ve girişimci profillerine ek bilgi sütunları eklediyseniz örnek Excel dosyasını kullanın.
- Örnek Excel dosyasının en üst satırındaki başlıkları silmeyin.
7 ) Eğer isterseniz belirli mentorlardan sadece belirli girişimlerin randevu almasını sağlayabilirsiniz.
- Önce "Girişimler" sayfasına geçin ve girişim etiketleri belirleyin.
- Etiketi girişim sektörüne göre veya dönemine göre belirleyebilirsiniz.
- Sonra girişimlere etiketleri tanımlayın.
- Bunun için sağ üstteki kalem ikonu ile düzenleme moduna geçin.
- Daha sonra mentorlar sayfasına geçin ve sağ üstteki "Alanları Gizle" butonunu kullanarak "Toplantı için istenen etiketler" sütununun görünür olmasını sağlayın.
- Sağ üstte bulunan kalem ikonu ile düzenleme moduna geçin.
- Toplantı için istenen etiketler sütununda istediğiniz mentora etiket atayın.
- Etiket atadıktan sonra onay işaretine tıklamayı unutmayın.
- Aynı anda birden fazla kuralı "VE" - "VEYA" mantığında ekleyebilirsiniz.
Sol Menüdeki Bölümler Ne İşe Yarıyor?
Ana Sayfa :
Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için
Kurum Bilgisi :
Program kapak resmi ve logo güncellemesi için.
Hareketler :
Mentor ve girişimlerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.
Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.
Toplantılar :
Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.
Mentorlar :
Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Girişimciler :
Girişimci eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.
Girişimler :
Girişimleri eklemek, listelemek veya girişimlere ek bilgi eklemek için.
Takvim :
Mentorların ekledikleri müsaitlikleri ve rezerve edilen müsaitlik kutularını listelemek için.
Geri Bildirimler :
Toplantı saatinden sonra mentor ve girişimlere görünecek soruları belirlemek ve cevapları görmek için.
Duyurular :
Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular mentor ve girişimcilerin anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.
Raporlar :
Girişimler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Formlar :
Girişim ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.
Program Ayarları :
Program adı veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.
Nasıl Bir Süreç Olacak ?
Havuz modelindeki startup (girişim) mentorluğu programlarında tüm mentorlar ve girişimler platformda birbirini görür. (Eğer gizleme kuralı eklemediyseniz)
Görüşme planlamak için mentorlar müsaitlik ekler ve girişimler randevu alır.
Veya mentorlar eşleştiği girişimler ile direkt toplantı oluşturur. (Müsaitlik eklemeden.)
Görüşmeler yüz yüze veya online olarak gerçekleşir.
Görüşmeler sonrasında mentor ve girişimler geri bildirim verirler.
Yöneticiler Programı Nasıl Takip Eder ?
Raporlar Sayfası İle :
Mentorları ve girişimleri planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.
Aktiviteler Sayfası İle :
Mentor ve girişimcilerin canlı hareketlerini takip edin.
Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...
Mentorlar veya Girişimciler Sayfasında :
Kişileri son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.
Böylece en aktif mentor ve girişimcileri görebilirsiniz.
Nasıl yapılır ?
Mentorlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"
ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.
Mentor ve Girşimcilere Sonradan, Tekrar Davetiye Nasıl Gönderilir ?
Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.
- Davet edilecek kişileri mentorlar veya girişimciler sayfasında seçim kutularından seçin.
- Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.
Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :
Mentor ve Girişimciler Nasıl Bir Kullanıcı Daveti Alır ?
Sisteme eklenen mentor ve girişimciler programdan bir e-posta alır.
Gönderen : Program Adınız ( program-adi@mentornity.com)
Konu : Program Adınız + Kullanıcı daveti
Giden E-posta Örneği :
Yöneticilerin Hangi Yetkileri Vardır ?
İzleme Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve girişimlerin platform aşağıdaki hareketlerini listeleyebilir :
- Mentor ve girişimcilerin planladığı toplantılar
- Profil sayfa detayları
- Toplantı notları ( Açık veya gizli)
- Formlara ve geribildirim alanına verilen cevaplar
Yöneticiler sadece mentor-girişimci arasındaki direkt mesajları göremez.
Diğer tüm hareketleri görür.
İşlem Yapma Yetkileri
Yöneticiler, mentor ve girişimciler için aşağıdaki işlemleri yapabilir :
- Davetiyesini kabul etmemiş mentorların profil resimlerini değiştirmek.
- Mentorlara müsaitlik ekleme, silme veya bazı müsaitliklerini bloke etmek.
- Mentorlar ve girişimciler adına toplantı oluşturmak, iptal etmek
- Mentor ve girişimcilerin ek bilgilerini değiştirmek
- Girişim (startup) oluşturma ve startup'a girişimci tanımlamak.
- Girişimleri veya mentorları pasif konuma getirme veya aktifleştirmek.
Davetiyesini kabul etmiş mentorların profil fotoğrafı gibi alanlarını mentorlar sadece tarafından güncellenebilir.
Sistemdeki Uzmanlık Etiketleri Listesini Nasıl Güncellerim ?
Sistemde öntanımlı uzmanlık etiketleri listesine yeni şeyler eklemek için bizimle iletişim kurun.
Eğer mevcut etiketlerin tamamen kaldırıp başka bir şey kullanmak isterseniz aşağıdaki kolay adımlar ile siz deyapabilirsiniz :
- Önce mevcut etiketleri görünmez hale getirmek için sol menüden "Kurum Ayarları" sayfasına ve ardından "Arayüz" sekmesine gelin.
- Mentorlar ve girişimler alanındaki "Uzmanlık" seçeneğini kaldırın.
- Daha sonra sol menüden "Mentorlar" sayfasına geçin.
- Sağ üstteki "Ek bilgiler" bölümünden "Çoklu Seçim" olarak kendi uzmanlık etiketlerinizi belirleyin.
- Aynı işlemi girişimciler için tekrarlayın.
Mentor veya Girişimcilerin Birbirini Görmesini veya Görmemesini Nasıl Sağlarım ?
Sistemde öntanımlı uzmanlık etiketleri listesine yeni şeyler eklemek için bizimle iletişim kurun.
- Sol menüden kurum ayarları sayfasına ve ardından gizlilik sekmesine geçin.
- Sayfa görüntüleme izinlerini istediğiniz gibi değiştirin.
Girişimleri Silmeden Programda Nasıl Askıya Alırım ?
- Sol menüden "Girişimler" sayfasına geçin.
- Sağ üstteki kalem ikonuna tıklayıp düzenleme moduna geçin.
- Pasif moda geçirdiğiniz girişim artık program sayfanıza erişemez.
- Girişimin üyeleri sisteme giriş yapabilir ama sizin programınızı göremez.
Bu yönetici kılavuzu, havuz modelindeki girişim mentorluğu (eşleşmesiz) programlarına göre hazırlanmıştır. Programınıza en uygun kılavuza erişim sağlamak için bize ulaşabilirsiniz.