Model : Serbest Mentorluk

Eşleşme : Seçmeli Metod

1 ) Mentor ve mentilere kurum e-posta adresinizi kullanarak ön bilgi gönderin.

Örnek : Değerli mentorumuz,

Mentorluk programımızın takibinde Mentornity sistemini kullanacağız.

Sisteme giriş yapabilmeniz için gerekli bilgiler size e-posta olarak iletilecektir..

2 ) Kurumsal kimliğinize uygun görünüm verin.

Sol menüden Program Ayarları sayfasında geçin.
Logo, kapak resmi, yükleyin, açıklama ve diğer alanları doldurun.

3 ) Mentor ve mentilerin platforma ilk girişlerinde göreceği içerikleri belirleyin.

Sol menüden "Kurum Ayarları" sayfasında geçin. Sonra "Yeni Kullanıcı Karşılama" sekmesine tıklayın.
"Gizlilik ve Kullanım Koşulları" bölümüne kullanıcıların girişte kabul etmesini istediğiniz metni girin.
Diğer bölümlere mentor ve girişimlerin ilk girişte ve adımları tamamlayınca göreceği mesajları yazın.

4 ) Mentor ve girişimci profillerine ek bilgiler tanımlayın.

Normalde mentor ve girşimcileri sisteme eklemek için Ad, Soyad ve E-posta yeterlidir.
Daha fazla bilgi alanı isterseniz profillere tanımlayabilirsiniz. (Örnek : Konum, İlgi Alanları, İngilizce Seviyesi...)

Mentorlar sayfasında tablonun sağ üst bölümünde Ek Bilgileri Düzenle butonu ile istediğiniz sayıda ek bilgi ekleyebilirsiniz.

İPUCU : Mentor ve mentilere farklı ek bilgi tanımlanabilir.

5 ) Geri bildirim sorularınızı belirleyin.

Her toplantı sonrasında mentor ve mentilerden geri bildirim almak mümkündür.
Sol menüden "Geri Bildirimler" sayfasına geçin ve "Geri Bildirim Soruları" bölümünden sorularınızı ekleyin.

İPUCU : Mentorlar ve mentiler birbirlerinin soru ve cevaplarını göremez.

Belirlediğiniz sorular toplantı saati geçince mentor ve girişimcilere görünür. Ayrıca bir bildirim almazlar ama gün sonunda o gün yapılan görüşmeler ile ilgili bir hatırlatma e-postası gönderilir.
Gelen cevaplar Geri bildirimler sayfasında tablo olarak listelenecek. İsterseniz Excel olarak indirebilirsiniz.

6 ) Mentor ve mentileri programa ekleyin

Mentorlar ve mentiler sayfalarından eklemeleri yapabilirsiniz.
"Mentor Ekle" butonu mentorlar sayfasının sol üst bölümünde. (Mentiler sayfasından mentiler eklenir.)
Tüm mentorları veya mentileri Excel ile toplu olarak yükleyebilirsiniz.
Sütun başlıkları Ad, Soyad, E-posta (Tam yanda yazılan gibi) olacak şekilde Excel dosyası ile yükleyebilirsiniz.
Eğer ek bilgi tanımlamadıysanız yukarıdaki gibi 3 sütunlu Excel dosyası yeterlidir.
Mentor ve menti profillerine ek bilgi sütunları eklediyseniz örnek Excel dosyasını kullanın.
Örnek Excel dosyasının en üst satırındaki başlıkları silmeyin.

7 ) Mentor seçme ayarlarını yapın

Sol menüden "Eşleşmeler" sayfasına, sonra da sağ üstten Eşleşme ve Seçme Ayarları butonuna tıklayın.
Seçim açık ise mentorlar seçilebilir olacak.
Mentiler, mentorlara istek gönderecek ve mentorlar kabul ettiklerinde süreçleri başlayacak.
Mentilere seçme limiti verin : Böylece tüm mentorlara istek göndermemiş olurlar.

İpucu :

Mentorlar, menti limitlerine ulaştıklarında seçim listesinden kaybolacaklar.
Mentorlar onay verdiklerinde veya reddettiklerinde mentilere eposta gidecek.
Mentorlar menti limitine ulaşınca, o mentoru seçmiş diğer mentilere red bilgisi gider.
Bir menti bir mentor ile eşleşirse diğer mentorlara gönderdiği bekleyen istekleri iptal edilir.

Ana Sayfa :

Genel tarifler ve kontrol listenizi görmeniz için

Hareketler :

Mentor ve mentilerin en güncel hesap hareketlerini görmek için.

Örnek : Toplantı oluşturma, iptal etme, müsaitlik ekleme, toplantı notu.

Toplantılar :

Programda düzenlenmiş tüm toplantıları en ileri tarihten en eski tarihe filtresiz listelemek için.

Mentorlar :

Mentor eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.

Mentiler :

Menti eklemek, listelemek, ek bilgi eklemek için.

Takvim :

Mentorların ekledikleri müsaitlikleri ve rezerve edilen müsaitlik kutularını listelemek için.

Geri Bildirimler :

Toplantı saatinden sonra mentor ve mentilere görünecek soruları belirlemek ve cevapları görmek için.

Duyurular :

Duyurular alanını hem güncel paylaşım yapmak hem de bilgi bankası olarak kullanmak mümkündür. Eklediğiniz duyurular mentor ve mentilerin anasayfalarında görünecek. Eğer isterseniz e-posta olarak da iletilecek.

Raporlar :

Mentiler ve mentorların görüşme istatistiklerine göre oluşturulan tablolara raporlar sayfasından ulaşabilirsiniz.

Eşleşmeler:

Eşleşen, onay bekleyen, süreçleri biten mentor ve mentileri görmek ve mentor seçme ayarları için.

Formlar :

Menti ve mentorların doldurması için formlar, anketler oluşturmak için.

Program Ayarları :

Program adı veya açıklamasını düzenleme, yönetici ekleme, toplantı oluşturma izinlerini belirleme, sayfa görüntüleme izinleri ve hoşgeldin mesajlarını belirleme gibi tüm ayarlar bu sayfada.

Birebir, serbest ve seçmeli mentorluk programlarında mentiler kendi mentorlarını seçer ve mentorlar onay verdiklerinde süreçleri başlar.

Görüşme planlamak için mentorlar müsaitlik ekler ve mentiler randevu alır.

Veya mentorlar eşleştiği mentiler ile direkt toplantı oluşturur. (Müsaitlik eklemeden.)

Görüşmeler yüz yüze veya online olarak gerçekleşir.

Görüşmeler sonrasında mentor ve mentiler geri bildirim verirler.

Raporlar Sayfası İle :

Mentorları ve mentileri planladıkları toplantı sayılarına ve detaylarına göre listeleyebilirsiniz.

Aktiviteler Sayfası İle :

Mentor ve mentilerin canlı hareketlerini takip edin.

Örnek : Eklenen müsaitlikler, toplantı notları, iptaller...

Mentorlar veya Mentiler Sayfasında :

Kişileri son görülme veya planladığı son toplantı tarihine göre listeleyin.

Böylece en aktif mentor ve girişimcileri görebilirsiniz.

Nasıl yapılır ?

Mentorlar sayfasında sağ üstteki Alanları Gizle butonu ile"Son Görülme"

ve "Son Toplantı" sütunlarını görünür yapabilirsiniz.

Davetiyeyi henüz kabul etmemiş veya sisteme eklenirken davetiye gönderilmemiş kişilere tekrar davetiye göndermek mümkündür.

Davet edilecek kişileri mentorlar veya mentiler sayfasında seçim kutularından seçin.
Seçim yaptığınızda sayfanın üst bölümünde "Davetiye gönder" butonu belirecektir.

Mentorlar Sayfası Örnek Ekran Alıntısı :